PPK та іноземець — обов’язки роботодавця крок за кроком

Два твердження, які найчастіше чути у фірмах, що працевлаштовують іноземців, є неправдивими: що іноземця до PPK не записують, і що для запису потрібна його згода. Громадянство тут не має жодного значення, а запис є автоматичним — його пропуск є порушенням обов’язку роботодавця, а не економією.

Є й друга сторона цієї справи, про яку говорять рідко: накопичення в PPK буває аргументом у справі про перебування вашого працівника. Нижче і про одне, і про друге.

Не громадянство, а підстава для обов’язкового ZUS

Це єдиний критерій, який треба перевірити. Учасником PPK може бути працевлаштована особа (osoba zatrudniona) у розумінні ст. 2 п. 1 підп. 18 Закону від 4 жовтня 2018 р. про працівничі капітальні плани — тобто особа, яка з певної підстави підлягає обов’язково пенсійному та рентному страхуванню в Польщі.

Приписи не пов’язують охоплення PPK ані з громадянством, ані з місцем проживання. Умови, яким має відповідати іноземець, такі самі, як для громадянина Польщі.

До «працевлаштованих осіб» належать, зокрема:

• працівники в розумінні Кодексу праці (з винятками: гірничі відпустки, неповнолітні),
• особи 18+, які виконують роботу за договором доручення (zlecenie), агентським або іншим договором про надання послуг, до якого застосовуються приписи про доручення,
• особи 18+, які виконують надомну роботу,
• члени наглядових рад, які отримують винагороду за виконання функції,
• особи з наведених груп у відпустках для догляду за дитиною або ті, що отримують декретну допомогу.

Підстава й повне пояснення: PFR Portal PPK та текст Закону про PPK.

🔴 Пастка договору доручення, яка перевертає інтуїцію. Договір доручення охоплений PPK лише тоді, коли пенсійне та рентне страхування з нього є ОБОВ’ЯЗКОВИМ. Якщо виконавець підлягає йому добровільно, він не є працевлаштованою особою в розумінні Закону про PPK і не може стати учасником — навіть якби хотів. Тому при договорах доручення дивіться не на вид договору, а на код підстави страхування в ZUS. Різниці між формами працевлаштування ми описали в тексті трудовий договір, доручення чи B2B.

⚠️ Самозайнятий на B2B не є працевлаштованою особою — співпраця з одноосібною фірмою іноземця не створює обов’язку PPK з вашого боку.

Вік вирішує, чи записуєте автоматично, чи за заявою

Це найчастіше пропускований елемент, а він простий і жорсткий:

• 18–55 років — автоматичний запис. Ви укладаєте договір про ведення PPK від імені та на користь працівника без запитання його згоди. Працівник не мусить робити нічого.
• 55–70 років — договір укладаєте виключно за його заявою. 🔴 Але ви зобов’язані поінформувати його, що таку заяву можна подати. Про цей обов’язок фірми забувають найчастіше. Заяву працівник може подати в будь-який спосіб.
• 70 років і більше — договору про ведення PPK не укладаєте.

Терміни — не надто рано і не надто пізно

Договір про ведення PPK укладають не раніше ніж після спливу 14 днів працевлаштування і не пізніше ніж до 10-го дня місяця, наступного за місяцем, у якому сплив термін 3 місяців (90 днів) працевлаштування в цього роботодавця.

Дві речі, які легко порахувати неправильно:

• До періоду працевлаштування зараховуються всі періоди за попередні 12 місяців у вашій фірмі — а також періоди в попереднього роботодавця, якщо ви є його правонаступником (напр. перехід підприємства в порядку ст. 23¹ КП).
• Місяць рахується як 30 днів, а 3 місяці розуміють як 90 днів — як при договорах за Кодексом праці, так і за цивільними.

🥇 Практичний наслідок при сезонній і ротаційній роботі: іноземець, який працював у вас раніше протягом останніх 12 місяців, може «вскочити» в термін PPK значно швидше, ніж випливало б із дати нового договору. Рахуйте від суми періодів, а не від останнього договору.

Скільки це коштує фірмі та працівникові

Внески нараховуються відсотково від винагороди учасника:

До цього додаються доплати від держави: вітальний внесок 250 злотих (після трьох місяців активного накопичення) та річна доплата 240 злотих за умови виконання вимог накопичення.

⚠️ Знижений внесок працівника — питання, яке точно виникне. Якщо сукупна винагорода учасника з різних джерел не перевищує 120% мінімальної заробітної плати, його основний внесок може бути знижений до 0,5%. При роботі на неповну ставку або на ставках, близьких до мінімальної, це часта ситуація — варто сказати про неї заздалегідь, бо інакше працівник побачить відрахування і подасть відмову.

Діє також річний ліміт внесків і доплат на всі рахунки одного учасника — еквівалент 50 000 доларів США. Актуальні суми й пороги підтвердіть на mojeppk.pl — ми свідомо відсилаємо до джерела, бо параметри програми змінюють.

🥇 PPK як аргумент у справі про перебування працівника

Це та частина, якої ви не знайдете в стандартному кадровому путівнику, а для фірми, що працевлаштовує іноземців, вона має реальну цінність для утримання персоналу.

Разом із запровадженням PPK Керівник Управління у справах іноземців отримав доступ до інформації ZUS про те, хто і скільки відкладає в PPK. Установа отримала нове джерело даних про працевлаштованих іноземців. PFR Portal PPK формулює наслідок прямо: приєднання до PPK може полегшити іноземцеві отримання карти побиту, бо буває додатковим аргументом на користь надання права перебування — участь підтверджує намір залишитися в Польщі надовше і зв’язок із країною.

Для вас це означає, що PPK не є лише витратою — це елемент, який укріплює ситуацію працівника з перебуванням, а отже стабільність вашої команди. Варто сказати про це працівникові, особливо коли він розглядає відмову «бо менше вийде на руки». Що дає сама карта побиту, ми описали в тексті карта побиту, а що відбувається, коли перебування пов’язане з працевлаштуванням — у втрата роботи та дозвіл на перебування.

Фірма без осідку в Польщі теж має обов’язок PPK

Якщо суб’єкт, що працевлаштовує, не має осідку ані місця проживання в Польщі, але працевлаштовує тут осіб, уповноважених до участі, він зобов’язаний забезпечити їм можливість накопичення в PPK — тобто створити й вести програму.

Є, однак, вихід: такий роботодавець може узгодити з працевлаштованою особою, що вона перебере його обов’язки за Законом про PPK — тоді працівник сам укладає договір про управління, реєструється в обліку PPK, укладає договір про ведення і здійснює внески на свій рахунок.

🔴 Таке узгодження вимагає письмової форми під загрозою недійсності (ст. 5 Закону про PPK). Домовленість поштою або усна не діє — обов’язок залишається на фірмі.

Відмова, повторний автозапис і зміна роботодавця

• Відмова: працівник подає роботодавцеві письмову декларацію про відмову від здійснення внесків. Діє з дня подання.
• Повторний автозапис кожні 4 роки. Відмова не є вічною — кожні чотири роки, рахуючи від 1 квітня 2023 р., роботодавець знову записує осіб, які відмовилися. Найближчий термін — 1 квітня 2027 р. Внесіть його до кадрового календаря, бо обов’язок лежить на вас.
• Зміна роботи учасником: протягом 7 днів від укладення договору про ведення PPK працівник має поінформувати нового роботодавця про рахунки PPK, які вже має — для цього служить окрема заява. Учасник також зобов’язаний повідомити фінансову установу про зміну ідентифікаційних даних не пізніше ніж за 30 днів.

🥇 Річ, яка економить фірмі багато пояснень: зразки заяви про укладення договору та заяви про рахунки PPK доступні на mojeppk.pl у трьох мовних версіях. Достатньо роздрукувати, заповнити й подати — не потрібно готувати власні переклади.

Контрольний список для роботодавця

1. Перевірте код підстави страхування в ZUS, а не вид договору — вирішує обов’язковий характер пенсійного та рентного страхування.
2. Встановіть вік — 18–55 записуєте автоматично, 55–70 лише за заявою, але поінформуйте про можливість її подання.
3. Порахуйте період працевлаштування за останні 12 місяців, а не від останнього договору; місяць = 30 днів.
4. Пильнуйте термінове вікно — не раніше ніж 14 днів, не пізніше ніж до 10-го дня місяця після спливу 90 днів.
5. Скажіть про знижений внесок 0,5% при винагороді до 120% мінімальної — це запобігає раптовим відмовам.
6. Використайте зразки трьома мовами з mojeppk.pl замість власних перекладів.
7. Внесіть 1 квітня 2027 р. до календаря — повторний автозапис.
8. Якщо фірма не має осідку в Польщі — обов’язок усе одно існує, а його перенесення на працівника вимагає письмового узгодження.

Ширший контекст обов’язків при працевлаштуванні іноземців: як найняти іноземця та легалізація працевлаштування для фірм. Що має містити сам договір: трудовий договір з іноземцем.

Найчастіші запитання (FAQ)