Якщо ваша компанія хоче легально найняти іноземця, треба впорядкувати три речі одночасно: підставу для роботи (заяву чи дозвіл), підставу для перебування працівника та власні обов’язки як роботодавця (суб’єкта, що доручає виконання роботи). Цей путівник — це орієнтовна карта для роботодавця та відділу кадрів: він показує, яким шляхом піти, хто за що відповідає, скільки це триває й коштує та коли варто доручити обслуговування агентству. За деталями кожного етапу ми відсилаємо до окремих, повних путівників. Відправною точкою для всіх тем є хаб легалізації працевлаштування іноземців.
Два шляхи: заява або дозвіл
Легальне доручення роботи спирається на підставу для роботи, пов’язану з конкретним роботодавцем, посадою та умовами працевлаштування. Є два основні шляхи:
- Заява про доручення виконання роботи — спрощений шлях для громадян Вірменії, Білорусі, Молдови та України; роботодавець реєструє її електронно в повітовому управлінні праці. Як це зробити: путівник про заяву.
- Дозвіл на роботу — для решти іноземців з-поза ЄС, а також для тривалішої роботи, відрядження чи сезонної роботи; його видає воєвода. Як це працює: путівник про дозвіл на роботу.
Який шлях обрати, залежить насамперед від громадянства працівника та характеру працевлаштування. В обох випадках умови в договорі мають відповідати підставі для роботи, а винагорода — бути не нижчою за мінімальну.
Обов’язки та відповідальність роботодавця
Саме роботодавець відповідає за легальність доручення роботи — і саме на ньому лежить більшість обов’язків та ризик штрафів. Повну картину (перевірка документів, зберігання, повідомлення, строки) ми зібрали в путівнику як легально найняти іноземця — обов’язки роботодавця та штрафи.
Найважливіше, що має знати компанія:
- Штрафи за нелегальне працевлаштування бувають відчутними й покладаються на роботодавця — деталі в путівнику про штрафи за нелегальне працевлаштування іноземця.
- Договір треба передати органу через систему — польською мовою і перед дорученням роботи, окремо від повідомлення про початок роботи; за брак загрожує 1000-3000 zł. Строки і винятки: передання договору з іноземцем до органу.
- Контроль здійснюють Державна інспекція праці (PIP) та Прикордонна служба — як він проходить і що перевіряють, описує путівник про контроль PIP та Прикордонної служби.
- Іноземець без потрібного дозволу — це ризик для обох сторін; коли дозвіл не потрібен, пояснює путівник про роботу без дозволу.
Особливі ситуації в компанії
- Працевлаштування громадян України має власні правила (статус UKR, повідомлення про доручення роботи) — зібрані в путівнику працевлаштування громадянина України.
- Відрядження іноземця з-за кордону на роботу в Польщі — це окрема підстава й окремі обов’язки — див. відрядження та працевлаштування іноземця.
Скільки це триває й коштує
Строки та витрати залежать від шляху й ситуації, тому ми не подаємо їх «жорстко» — натомість дали вам інструменти для розрахунку та переліки витрат з посиланнями на офіційні джерела:
- Калькулятор строків — орієнтовні строки процедур: калькулятор строків.
- Адміністративні збори — статті витрат з посиланнями на актуальні суми: адміністративні збори.
- Квіз «етап легалізації» — з чого почати в конкретній ситуації: етап легалізації.
Повний набір кроків для старту ми зібрали в стартовому пакеті для іноземця.
Самостійно чи з агентством?
Менші компанії часто проводять легалізацію самостійно, користуючись наведеними вище путівниками та інструментами. Коли масштаб працевлаштування зростає або бракує ресурсів у відділі кадрів, частина роботодавців доручає обслуговування легалізації спеціалізованому агентству. Це обґрунтований вибір — за умови, що агентство працює сумлінно.
Увага: ринок посередництва буває нерівним, а частина суб’єктів використовує іноземців. Тому якщо ви розглядаєте співпрацю, почніть із перевірки — як перевірити агентство в реєстрі KRAZ і на що звернути увагу, описує путівник про перевірку агентства в KRAZ, а критерії вибору ми зібрали в каталозі агентств.
Найчастіші запитання (FAQ)
Що таке обслуговування легалізації для компаній?
Це комплексне ведення процесу легалізації працевлаштування іноземця — від вибору шляху (заява чи дозвіл), через підготовку та подання документів, до контролю строків та обов’язків роботодавця. Компанія може вести це самостійно (користуючись нашими путівниками та інструментами) або доручити агентству. Незалежно від форми, за легальність доручення роботи відповідає роботодавець — див. обов’язки роботодавця.
Хто в компанії відповідає за легальність працевлаштування іноземця?
Роботодавець (суб’єкт, що доручає виконання роботи). Саме він має перевірити та зберегти підставу для роботи й виконати обов’язки; за їхню відсутність загрожують штрафи. Деталі: обов’язки роботодавця та штрафи і штрафи за нелегальне працевлаштування.
З чого почати легалізацію працівника в компанії?
Зі встановлення громадянства працівника та характеру працевлаштування — це визначає шлях (заява чи дозвіл). Допоможе квіз «етап легалізації» та стартовий пакет.
Скільки триває легалізація працевлаштування іноземця?
Залежить від шляху та завантаженості установи. Орієнтовні строки порахуєте в калькуляторі строків; зобов’язуючу інформацію підтвердьте в установі та в урядових джерелах.
Чи можу я доручити легалізацію агентству і чи це безпечно?
Так, можете — але оберіть сумлінне агентство. Перевірте його в реєстрі KRAZ (див. як перевірити агентство в KRAZ) і керуйтеся критеріями вибору з каталогу агентств. Пам’ятайте: навіть при дорученні обслуговування відповідальність за легальність залишається на боці роботодавця.