Як легально найняти іноземця в Польщі? Для роботодавця це не одна дія, а низка обов’язків, які треба виконати у визначеній послідовності — причому частину з них до допуску іноземця до роботи, а не після. Помилка коштує дорого: з 1 червня 2025 р. штрафи за нелегальне доручення роботи суттєво зросли, а контроль одночасно проводять Державна інспекція праці (PIP) та Прикордонна служба. Ця сторінка простою мовою проводить через усе: що ви маєте зробити крок за кроком, що загрожує за помилку, як виглядає контроль, що змінив закон 2025 р. і як не натрапити на нелегальну агенцію. Ми не є ані установою, ані юридичною канцелярією — пояснюємо механізм і при кожному факті відсилаємо до офіційного джерела, де ви перевірите актуальний стан, збір і перелік документів. Відправною точкою для всієї процедури є наш хаб: легалізація працевлаштування іноземців, а тут ми зосереджуємося виключно на стороні роботодавця.
Обов’язки роботодавця крок за кроком
Легальне працевлаштування іноземця — це не лише отримання заяви чи дозволу. Це пакет обов’язків, які ви виконуєте у визначеному порядку. Повний, актуальний перелік збирає урядовий портал biznes.gov.pl — коли робота іноземця є легальною; нижче ми пояснюємо його в порядку дій.
1. Перевірте чинну підставу перебування — перш ніж щось підписувати
Перший обов’язок водночас найчастіше оминають. Перш ніж доручити роботу, ви маєте переконатися, що іноземець має чинний документ, який дає право на перебування в Польщі (віза, карта побиту або інша підстава) — і зберегти його копію протягом усього періоду працевлаштування. Це ваш доказ на випадок контролю, що ви дотрималися належної обачності. Зверніть увагу на типову пастку: карта побиту — це не те саме, що дозвіл на роботу, а номер PESEL не підтверджує ані законного перебування, ані права на роботу. Що саме дає той чи інший документ, пояснює урядова Zielona Linia — види дозволів на роботу, а правила перебування — Управління у справах іноземців (UdSC).
2. Отримайте підставу для роботи — заяву або дозвіл
Іноземець повинен мати підставу для роботи. Є два шляхи, а який саме стосується вас, визначає насамперед громадянство працівника та характер роботи:
- Заява про доручення виконання роботи (oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy) — спрощений шлях, доступний лише для громадян чотирьох держав: Вірменії, Білорусі, Молдови та України. Роботу на підставі заяви можна доручити на період до 24 місяців. Її реєструє роботодавець, з 1 червня 2025 р. виключно електронно через praca.gov.pl. Правила, збір і строки знайдете на biznes.gov.pl — заява про доручення роботи. Повний путівник: заява про доручення роботи.
- Дозвіл на роботу — потрібен усім іншим іноземцям, а також там, де робота триває довше, стосується відрядження або функції в правлінні. Видає його воєвода. Види дозволів і те, кому який потрібен, описує biznes.gov.pl — дозвіл на роботу. Повний путівник: дозвіл на роботу.
Важлива зміна для громадян Грузії: з 1 грудня 2025 р. Грузія випала зі списку «заявних» держав — грузин тепер потребує дозволу на роботу або сезонного дозволу. Це підтверджує biznes.gov.pl. Збори та переліки документів ми свідомо відсилаємо до джерела, бо вони відрізняються і час від часу змінюються — перевіряйте їх там безпосередньо перед поданням заяви.
3. Укладіть письмовий договір ПЕРЕД початком роботи
Це ключовий момент, на якому найлегше спіткнутися. Договір — трудовий або цивільно-правовий (напр. договір доручення, umowa zlecenia) — ви маєте укласти в письмовій формі до допуску іноземця до роботи. Ви також зобов’язані надати йому переклад договору зрозумілою для нього мовою, перш ніж він його підпише. Умови в договорі не можуть бути гіршими, ніж ті, що вказані в заяві чи дозволі — розбіжність сама по собі іноді розцінюється як порушення. Відсутність письмового договору до початку роботи — одне з порушень, прямо загрожених штрафом. Обсяг обов’язку описує biznes.gov.pl — заява та biznes.gov.pl — робота іноземця.
4. Виконайте повідомлення через систему
Доручення роботи на підставі заяви пов’язане з обов’язком поінформувати установу про початок, неприступання до або завершення роботи іноземцем — у строк і в системі, визначених приписами. З 1 червня 2025 р. обслуговування є повністю електронним і відбувається через praca.gov.pl; документи, подані в іншій формі, залишають без розгляду. Конкретні строки повідомлень ми відсилаємо до джерела, бо вони законодавчо встановлені й верифіковані — перевірите їх на biznes.gov.pl — заява про доручення роботи та в огляді змін на praca.gov.pl (Варшава) — правила від 1.06.2025.
5. Зареєструйте працівника в ZUS і сплачуйте внески
Іноземця, працевлаштованого в Польщі — так само, як і польського працівника — ви реєструєте на страхування в ZUS у встановлений строк від моменту виникнення трудових відносин чи договору доручення, а далі сплачуєте внески та податкові аванси. Підстава для роботи не звільняє від обов’язків платника. Обсяг обов’язків платника та строки реєстрації знайдете в джерелі — ZUS (Управління соціального страхування) та в розділі для роботодавців на biznes.gov.pl.
Коротко послідовність така: перевір перебування → отримай підставу для роботи → підпиши письмовий договір до початку → повідом про роботу через систему → зареєструй у ZUS, а протягом усього періоду працевлаштування слідкуй за датами чинності документів про перебування та підстави для роботи. Закінчення строку одного з них не подовжує іншого — прогалина означає ризик, що подальше працевлаштування стане нелегальним.
Штрафи за нелегальне доручення роботи
Тут стає серйозно. Закон від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям (Dz.U. 2025 poz. 621), чинний з 1 червня 2025 р., підвищив санкції за нелегальне доручення роботи та уніфікував спосіб їх обчислення. Штраф нараховується за кожного іноземця, якому нелегально доручено роботу — тож за кількох осіб суми додаються, а не усереднюються.
Нелегальним вважається, зокрема: доручення роботи без потрібної заяви чи дозволу, робота іноземця без чинної підстави перебування, відсутність письмового договору до початку роботи, а також доручення роботи на умовах гірших, ніж у заяві/дозволі. Приписи також розрізняють звичайне порушення та дію з умислом (свідому, цілеспрямовану), для якої нижній поріг штрафу є вищим. Інспектор PIP може також накласти штраф у порядку штрафного провадження.
Актуальних сум штрафів ми тут жорстко не наводимо. Вони законодавчо встановлені, але йдеться про YMYL і гроші, а неправильне число в путівнику може коштувати роботодавцеві реальних помилок — тому відсилаємо до джерела. Розмір штрафів (з розрізненням на звичайне порушення та з умислом, мінімальні суми за кожного іноземця та верхню межу), а також обсяг штрафних повноважень інспектора описує Державна інспекція праці (PIP): PIP — іноземці: спрощення в працевлаштуванні, вищі санкції за порушення права. Там само ви підтвердите дати набрання чинності та спосіб обчислення штрафу. Перш ніж оцінити ризик у своїй ситуації, перевірте поточний розмір санкцій безпосередньо на сторінці PIP — суми час від часу змінюються.
Окрім фінансового штрафу, нелегальне працевлаштування іноземців несе подальші наслідки: воно може ускладнити отримання наступних заяв і дозволів (підстави для відмови у внесенні запису пов’язані з попередніми порушеннями), а в разі користування публічними коштами — впливати на доступ до них. Наслідки для самого іноземця (втрата законності перебування, ризик зобов’язання до повернення) описує Управління у справах іноземців (UdSC).
Контроль PIP і Прикордонної служби — як він проходить
Законність працевлаштування іноземців контролюють два органи, які часто діють у взаємодії: Державна інспекція праці (PIP) та Прикордонна служба. PIP перевіряє насамперед законність доручення роботи та правильність працевлаштування (договір, умови, повідомлення), а Прикордонна служба — законність перебування іноземця та його право виконувати роботу. Після змін 2025 р. співпрацю й обмін інформацією між органами було посилено; більше про новий устрій санкцій і контролю подає PIP. Крок за кроком — хто контролює, як виглядає контроль без попередження та які документи перевіряють органи — ми описуємо в путівнику як проходить контроль PIP і Прикордонної служби.
Що інспектор зазвичай хоче побачити в роботодавця:
- чинну підставу перебування іноземця (копія, яку ви маєте зберігати) — тобто те, що ви мали перевірити в кроці 1;
- підставу для роботи — зареєстровану заяву або дозвіл, що відповідають фактично виконуваній роботі та посаді;
- письмовий договір, укладений до початку роботи разом із перекладом, переданим іноземцю;
- повідомлення до установи та до ZUS та облік внесків;
- відповідність фактичних умов (місце, посада, винагорода, обсяг) тому, що вказано в заяві/дозволі.
Найчастіші причини проблем — це не брак добрих намірів, а дрібні розбіжності: робота, розпочата за день до підписання договору, інша посада, ніж у дозволі, неподане повідомлення про початок роботи, документ про перебування, що тим часом утратив чинність. Тому документацію варто комплектувати від першого дня й тримати в одному місці. Обсяг контролю законності перебування та роботи підтверджує також Управління у справах іноземців (UdSC). Якщо хочете бути впевнені, що нічого не пропустили, пройдіть чек-лист compliance для роботодавця перед запланованою контролем і при кожному новому працевлаштуванні.
Що змінив закон від 1 червня 2025 р.
Якщо ви користуєтеся старішими путівниками чи процедурами з-перед середини 2025 р., частина з них уже неактуальна. Новий закон від 20 березня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 621), чинний з 1 червня 2025 р., перебудував правила. З погляду роботодавця найважливіші дві зміни:
- Повна електронізація. Заяви про доручення роботи та клопотання про дозвіл на сезонну роботу подаються тепер виключно електронно через praca.gov.pl — паперові документи залишають без розгляду. Огляд нових правил подає praca.gov.pl (Варшава) — зміни від 1.06.2025.
- Кінець тесту ринку праці. Скасовано так званий тест ринку праці (інформацію старости), який раніше подовжував отримання дозволу. Теоретично його може замінити список професій, для яких у дозволі відмовляють — але наразі такого списку не існує. Скасування підтверджує WUP Краків — скасування тесту ринку праці.
Для повноти — ще дві зміни, які варто знати, хоч вони стосуються радше формулярів і перебування: з 1 січня 2026 р. змінилися назви клопотань про дозвіл на роботу (старі типи A–E зникли з praca.gov.pl, є нові символи — описує це Zielona Linia — нові назви клопотань), а з 27 квітня 2026 р. клопотання про дозвіл на перебування подаються виключно електронно через портал MOS (gov.pl — Управління у справах іноземців (UdSC)). Зміна назв дозволів за загальним правилом не змінює ваших обов’язків — змінює спосіб подання клопотання.
Громадяни України мають додатково власний, спрощений режим, що випливає зі спецзакону (про допомогу громадянам України), з окремим способом доручення роботи та повідомлення установи. Ці правила час від часу змінюються окремо — слідкуйте за ними в розділі спецзакон про допомогу громадянам України, а статус підтверджуйте в Управлінні у справах іноземців (UdSC). Обов’язки роботодавця при працевлаштуванні громадянина України — зокрема повідомлення протягом 7 днів — ми описуємо окремо в путівнику працевлаштування громадянина України 2026.
Як обрати легальну агенцію працевлаштування
Багато роботодавців не проводять легалізацію самостійно, а користуються агенцією зайнятості. Це розсудливо — але відповідальність за законність доручення роботи однаково значною мірою залишається на стороні роботодавця-користувача, тому вибір агенції — це рішення про ризик, а не лише про зручність.
Перший і непереборний фільтр: кожна легальна агенція працевлаштування має бути внесена до Національного реєстру агенцій зайнятості (KRAZ). Реєстр є публічним і безкоштовним — ви перевірите в ньому запис і номер сертифіката на stor.praca.gov.pl — KRAZ. Відсутність запису в KRAZ — це сигнал, щоб відмовитися — агенційна діяльність без запису є нелегальною. Як читати реєстр, пояснює WUP Варшава — реєстр агенцій зайнятості.
На що ще звернути увагу: чи обсяг сертифіката охоплює фактично надавану послугу (посередництво в працевлаштуванні — це інше, ніж тимчасова робота — бувають окремі повноваження), чи агенція прозоро розподіляє відповідальність за повідомлення та підстави для роботи, та чи не уникає письмових домовленостей. Повніший путівник вибору агенції та перевірені записи ми зібрали в нашому каталозі агенцій — це гарне місце для старту, якщо ви шукаєте партнера, який оформить формальності відповідно до права.
Найчастіші запитання (FAQ)
Чи можу я допустити іноземця до роботи, перш ніж ми підпишемо договір?
Ні. Письмовий договір — трудовий або цивільно-правовий — ви маєте укласти до початку роботи, а іноземцю надати його переклад зрозумілою для нього мовою. Робота, розпочата до підписання договору, — одне з типових порушень, які виявляють під час контролю. Обсяг обов’язку описує biznes.gov.pl.
Чи карти побиту достатньо, щоб найняти іноземця?
Не обов’язково. Карта побиту підтверджує право на перебування. Іноді вона містить позначку про доступ до ринку праці (єдиний дозвіл на проживання і роботу), але сама по собі не є дозволом на роботу в будь-якого роботодавця. Завжди перевіряйте, що саме дає той чи інший документ — пояснює це Zielona Linia. Див. також дозвіл на роботу.
Скільки становлять штрафи за нелегальне працевлаштування іноземця?
Штрафи зросли з 1 червня 2025 р. і нараховуються за кожного іноземця, з вищим порогом за дію з умислом; інспектор PIP може також накласти штраф. Конкретних сум ми жорстко не наводимо, бо вони час від часу змінюються — актуальний розмір перевірте в джерелі: Державна інспекція праці (PIP). Повний діапазон штрафів, різницю між штрафом у порядку штрафного провадження та судовим штрафом, а також відповідальність самого іноземця ми пояснюємо в окремому путівнику: штрафи за нелегальне працевлаштування іноземця.
Як перевірити, чи агенція працевлаштування діє легально?
Вона має бути внесена до Національного реєстру агенцій зайнятості (KRAZ) — реєстр є публічним і безкоштовним. Запис і номер сертифіката шукайте на stor.praca.gov.pl — KRAZ; відсутність запису — серйозний застережний сигнал. Більше в нашому каталозі агенцій.
Чи маю я реєструвати іноземця в ZUS, якщо він уже має заяву?
Так. Підстава для роботи (заява або дозвіл) не звільняє від обов’язків платника — іноземця ви реєструєте на страхування та обліковуєте внески на загальних засадах. Строки та обсяг повідомлень знайдете в ZUS (Управління соціального страхування) та на biznes.gov.pl.
Чи й досі треба проводити тест ринку праці перед дозволом?
Ні. Тест ринку праці (інформацію старости) скасовано з 1 червня 2025 р. — це підтверджує WUP Краків. Процедура отримання дозволу сьогодні повністю електронна; деталі на biznes.gov.pl — дозвіл на роботу.
Не знаєте, з чого почати? Пройдіть квіз етапу легалізації — за кілька запитань він складе чек-лист кроків для вашої ситуації.
Загальні правила працевлаштування в Польщі — форми договорів, робочий час, відпустки та обов’язки щодо кожного працівника — описуємо в путівнику з трудового права для роботодавця.
Про те, на що звернути увагу при самому договорі з іноземцем — письмову форму, переклад і відповідність дозволу — пишемо в путівнику трудовий договір з іноземцем.