Трудовий договір з іноземцем — на що звернути увагу

Працевлаштування іноземця відрізняється від працевлаштування громадянина Польщі не лише необхідністю легалізації праці — а й самим договором. Він мусить відповідати додатковим вимогам: бути укладеним у письмовій формі, представленим працівникові зрозумілою для нього мовою та до дрібниць відповідати дозволу на роботу або заяві. Розбіжність — навіть незначне заниження винагороди — перетворює легальне працевлаштування на нелегальну працю, з покараннями для роботодавця. Цей путівник розглядає, на що звертати увагу саме при договорі з іноземцем. Це частина путівника з трудового права для роботодавця; увесь процес легалізації крок за кроком описуємо окремо в обов’язках роботодавця, який працевлаштовує іноземця.

Зверніть увагу на послідовність: договір є останнім кроком, а не першим. Перш ніж його підписати, іноземець повинен мати легальне перебування та підставу для роботи. Як обрати правильну підставу, пояснюємо в путівнику з легалізації працевлаштування.

Договір мусить бути у письмовій формі — завжди

З іноземцем потрібно укласти договір у письмовій формі перед допущенням його до роботи — і це стосується не лише трудового договору, а й цивільно-правових договорів (доручення, договорів про надання послуг). Це вимога закону від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям (ст. 5). Відсутність письмового договору є самостійною підставою нелегального доручення роботи — це підтверджує Зелена Лінія. Про те, чим відрізняються окремі форми (трудовий, доручення, B2B), пишемо в путівнику трудовий договір vs доручення vs B2B.

Зрозуміла мова та переклад договору

Іноземець мусить знати, що підписує. Тому якщо договір польською, а працівник не знає польської, перед підписанням потрібно представити йому зміст договору у письмовій формі у зрозумілій для нього версії. Важлива різниця, яку легко переплутати:

• Зрозуміла мова не означає рідної мови ані присяжного перекладу — достатньо версії, яку іноземець фактично розуміє (напр. англійської чи української).
• Присяжний переклад польською вимагається лише тоді, коли сам договір був складений іноземною мовою — тоді роботодавець зберігає його засвідчений переклад.

Документацію, пов’язану з працевлаштуванням іноземця, зберігають протягом усього періоду працевлаштування та 2 роки, рахуючи від кінця календарного року, у якому трудові відносини завершилися. Ці правила описує Зелена Лінія.

Відповідність дозволу — найважливіша пастка

Саме тут припускаються найбільше коштовних помилок. Умови договору — вид роботи, посада, винагорода та обсяг робочого часу — мусять відповідати тому, що вписано в дозвіл на роботу або заяву. Доручення роботи «на умовах, інших ніж зазначені в дозволі» — наприклад виплата нижча за задекларовану або робота на іншій посаді — трактується як нелегальна праця, попри те, що іноземець має чинний документ. Це підтверджує Зелена Лінія.

Особливо чутливою тут є винагорода — вона не може бути нижчою за суму з дозволу ані нижчою за мінімальну винагороду, а окрема проблема виникає, коли протягом року зростає мінімальна зарплата. Присвячуємо цьому цілий путівник: мінімальна зарплата та дозвіл на роботу.

Звертайте увагу також на зміну виду договору. Зміна з цивільно-правового договору на трудовий договір протягом чинності дозволу не вимагає нового дозволу, але зворотна зміна — з трудового договору на цивільно-правовий — уже так, бо вид договору є однією з умов дозволу. Це пояснює Зелена Лінія.

Копія договору до установи

Після укладення договору роботодавець зобов’язаний передати його копію (польською мовою) до органу, який вписав заяву або видав дозвіл. Від 1 липня 2025 р. для цього слугує спеціальна функція на порталі praca.gov.pl — формуляр PGP-UZC «Передання копії договору з іноземцем». Це дає установі змогу перевірити, чи реальні умови працевлаштування відповідають тим, що в дозволі. Про це інформує Зелена Лінія.

Реєстрація в ZUS та повідомлення центру зайнятості

Договір з іноземцем запускає ті самі страхові обов’язки, що й при громадянинові Польщі, плюс один додатковий:

• Реєстрація в ZUS протягом 7 днів від укладення договору, що підлягає страхуванню (трудового, доручення).
• Повідомлення повітового центру зайнятості — про початок праці іноземцем найпізніше в день її початку, а про непочаток — у термін 7 днів від дня початку, зазначеного в заяві.

Ці терміни підтверджує Зелена Лінія.

Перевірка та зберігання документа про перебування

Перш ніж допустити іноземця до роботи, ви зобов’язані перевірити, чи він перебуває в Польщі легально та на підставі документа, що дає право на роботу — а також зберігати копію цього документа протягом усього періоду працевлаштування. Це ваша страховка на випадок контролю: доказ, що ви дотрималися належної обачності. Сама підстава для роботи (дозвіл, заява) — це не те саме, що легальне перебування — обидва потрібно мати одночасно, що пояснюємо в путівнику про дозвіл на роботу.

Договір — це не звільнення від легалізації

Насамкінець найважливіше: жодна форма договору не замінює обов’язку легалізації праці. Поширена помилка — переконання, що «за дорученням» або «за твором» можна працевлаштувати іноземця без формальностей. Доручення виконання роботи охоплює також цивільно-правові договори, тож дозвіл на роботу або заява про доручення роботи вимагається незалежно від форми договору. Договір є завершенням процесу легалізації, а не його обходом — повний шлях описуємо в обов’язках роботодавця, який працевлаштовує іноземця.

Найчастіші запитання (FAQ)