Заява про доручення виконання роботи — спрощений шлях для громадян 4 держав

Заява про доручення виконання роботи (oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy) — це найпростіший легальний спосіб найняти іноземця в Польщі, але лише для громадян чотирьох держав і лише на визначений строк. Це спрощена процедура: роботодавець реєструє заяву в установі, а іноземець на її підставі може розпочати роботу без необхідності отримувати дозвіл на роботу у воєводи. Від 1 червня 2025 р. уся процедура працює інакше, ніж раніше — заява подається виключно електронно, а перелік держав, громадяни яких можуть нею скористатися, змінився наприкінці 2025 року. Цей путівник простою мовою пояснює, що таке заява, хто може нею скористатися, як її зареєструвати і коли замість заяви потрібен дозвіл на роботу. Ми не є ані установою, ані юридичною фірмою — на кожному кроці ми відсилаємо до офіційного джерела, де ви перевірите чинний збір, строк і перелік документів. Повнішу картину всієї легалізації ви знайдете в путівнику з легалізації працевлаштування іноземців.

Що таке заява про доручення виконання роботи

Заява про доручення виконання роботи — це документ, який роботодавець (польською формально: суб’єкт, що доручає виконання роботи — podmiot powierzający wykonywanie pracy) реєструє в повітовому управлінні праці (PUP), щоб легально найняти іноземця з однієї з чотирьох визначених держав. Внесення заяви до реєстру замінює повну процедуру дозволу на роботу — тому й говорять про спрощений шлях.

На практиці це працює так: роботодавець заявляє, кого, на якій посаді та на який строк хоче найняти; установа вносить заяву до реєстру; іноземець на цій підставі може легально працювати. Це підстава для праці — тобто відповідь на питання «чи маю я право тут працювати». Натомість це не вирішує підстави для перебування (ані візи, ані карти побиту), яка є окремою колією, що її веде воєвода та Управління у справах іноземців (Urząd do Spraw Cudzoziemców). Обидві треба мати одночасно. Різницю між роботою та перебуванням ми розкриваємо в путівнику з легалізації.

Правовою підставою заяви є закон від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям на території Республіки Польща (Dz.U. 2025 poz. 621), який набув чинності 1 червня 2025 р. Урядовий опис цього шляху — хто, кого, на скільки і де — ви знайдете на biznes.gov.pl — заява про доручення роботи.

Хто може працювати за заявою

Заявою можуть скористатися виключно громадяни чотирьох держав:

• Вірменія
• Білорусь
• Молдова
• Україна

Громадянин будь-якої іншої держави не може працювати за заявою — йому потрібен дозвіл на роботу (звичайний або на сезонну роботу). Чинний перелік «заявних» держав підтверджує biznes.gov.pl.

Важлива зміна — Грузія випала з переліку від 1 грудня 2025 р. До кінця листопада 2025 р. громадяни Грузії також могли працювати за заявою. Від 1 грудня 2025 р. Грузію виключено з переліку «заявних» держав — громадянин Грузії вже не може розпочати роботу за новою заявою і потребує дозволу на роботу або дозволу на сезонну роботу. Чому це важливо: старіші довідники й досі вказують Грузію як «заявну» державу, що сьогодні є помилкою. Однак тут діє перехідне положення — заяви для громадян Грузії, отримані до 1 грудня 2025 р., зберігають чинність до кінця свого строку. Зміну підтверджують biznes.gov.pl та повідомлення PUP Пясечно — зміни від 1.12.2025.

Громадяни України мають додатково власний, спрощений режим, що випливає зі спецзакону про допомогу громадянам України — з окремим способом повідомлення про доручення роботи. Ці правила інколи змінюються окремо від загальних норм, тому стежте за ними в окремому розділі, а чинний статус регулює Управління у справах іноземців.

На який строк можна доручити роботу за заявою

Робота на підставі заяви обмежена в часі — заява не діє безстроково. Максимальний строк, на який можна доручити роботу іноземцю в межах цього спрощеного шляху, становить до 24 місяців згідно з biznes.gov.pl — заява про доручення роботи. Цю цифру сприймайте як орієнтир і перевірте її в джерелі безпосередньо перед реєстрацією — строки та умови інколи змінюються, а ми свідомо відсилаємо до офіційної сторінки, замість подавати їх жорстко.

Важливо, що строк роботи за заявою рахується незалежно від чинності документа про перебування іноземця (візи чи карти побиту). Дати чинності підстави для праці та підстави для перебування рідко збігаються — стежте за ними окремо, бо завершення однієї не подовжує другої. Якщо запланована робота має тривати довше, ніж дозволяє заява, або виходить за її межі, належним шляхом стає дозвіл на роботу. Точний строк, збір і терміни для вашої ситуації ви перевірите на biznes.gov.pl.

Як зареєструвати заяву — крок за кроком

Заяву реєструє роботодавець, а не іноземець. Саме роботодавець є стороною, яка подає документ і відповідає за його правильність.

Від 1 червня 2025 р. заява подається виключно електронно через урядовий портал praca.gov.pl. Це ключова зміна: документи, подані в іншій формі — паперово, електронною поштою, особисто у віконці — залишають без розгляду, тобто установа їх не розглядає. Повну електронізацію заяв і клопотань про сезонну роботу описує повідомлення praca.gov.pl (Варшава) — зміни від 1.06.2025.

Стисло шлях реєстрації виглядає так:

1. Роботодавець готує дані — кого наймає (громадянин однієї з 4 держав), на якій посаді, на який строк, на яких умовах. Це вимагає облікового запису та електронного підпису (довірений профіль — profil zaufany — або кваліфікований підпис) на порталі praca.gov.pl.
2. Подає заяву електронно через praca.gov.pl до належного повітового управління праці.
3. Установа вносить заяву до реєстру (або проводить роз’яснювальне провадження, якщо має сумніви).
4. Іноземець може розпочати роботу на умовах, внесених у заяву — а роботодавець виконує решту обов’язків (зокрема письмовий договір перед початком роботи, реєстрація в ZUS, повідомлення про початок чи непочаток роботи).

Збір за реєстрацію та строк розгляду ми свідомо відсилаємо до джерела — вони встановлюються адміністративно й інколи змінюються. Чинний збір і строк ви перевірите на biznes.gov.pl — заява, а повний опис процедури крок за кроком разом із переліком документів — на biznes.gov.pl — опис процедури 1610. Практичні поради для роботодавця, який наймає іноземця, збирає також сторінка для роботодавця.

Як заповнити формуляр поле за полем — із найчастішими помилками — ми показуємо в окремій інструкції: як заповнити заяву про доручення роботи.

Що змінив закон від 20 березня 2025 р.

Закон від 20 березня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 621) замінив попередні норми про найм іноземців і набув чинності 1 червня 2025 р. Для заяви це означає кілька реальних змін:

• Повна електронізація. Заяви (а також клопотання про дозвіл на сезонну роботу) подаються від 1 червня 2025 р. виключно через praca.gov.pl — документи в іншій формі не розглядаються (повідомлення praca.gov.pl).
• Зміна переліку «заявних» держав. Від 1 грудня 2025 р. перелік — це виключно Вірменія, Білорусь, Молдова та Україна — Грузія випала (biznes.gov.pl, PUP Пясечно).
• Вищі штрафи за нелегальне доручення роботи. Від 1 червня 2025 р. санкції за найм іноземця без необхідної підстави суттєво зросли. Конкретних сум ми тут не подаємо жорстко — вони встановлені законом, але перевіряйте їх у джерелі: Державна інспекція праці.

Принагідно закон змінив також правила для дозволів на роботу (зокрема скасовано так званий тест ринку праці, а від 1 січня 2026 р. набули чинності нові назви клопотань) — однак це окрема тема, яку ми розглядаємо в путівнику з дозволу на роботу.

Заява чи дозвіл на роботу — коли який

Це найчастіше питання роботодавців і працівників. Просте правило:

Заяви достатньо, коли сукупно виконані умови: іноземець є громадянином Вірменії, Білорусі, Молдови або України, а робота вкладається в межі спрощеного шляху (зокрема допустимий строк до 24 місяців). Тоді замість повної процедури достатньо внесення заяви в PUP через praca.gov.pl.

Дозвіл на роботу потрібен, коли:

• іноземець є громадянином іншої держави, ніж ці чотири (наприклад, від 1 грудня 2025 р. це стосується громадян Грузії);
• робота має тривати довше, ніж дозволяє заява;
• ідеться про відрядження з-за кордону, функцію в правлінні юридичної особи або іншу ситуацію, що виходить за межі спрощеного шляху;
• або про сезонну роботу (сільське господарство, садівництво, туризм) — це окремий вид дозволу, що видається PUP.

Дозвіл на роботу видає воєвода (а у випадку сезонної роботи — староста через PUP). Види дозволів і те, кому який потрібен, описує урядова Zielona Linia — види дозволів на роботу, а процедуру — biznes.gov.pl — дозвіл на роботу. Повне порівняння обох шляхів ви знайдете в путівнику з дозволу на роботу.

Повне порівняння обох шляхів — із простим правилом ухвалення рішення для роботодавця — ви знайдете в путівнику заява чи дозвіл на роботу.

Що відбувається після завершення дії заяви

Заява не поновлюється сама собою. Коли наближається кінець строку, на який доручено роботу, на практиці ви маєте три можливості:

• Нова заява — якщо й надалі виконані умови спрощеного шляху (громадянство однієї з 4 держав, прийнятний строк), роботодавець може зареєструвати чергову заяву через praca.gov.pl. Правила та можливі обмеження перевіряйте в джерелі: biznes.gov.pl.
• Дозвіл на роботу — якщо співпраця має бути довшою або виходить за межі заяви, природним кроком є перехід на дозвіл на роботу у воєводи.
• Завершення роботи — якщо працевлаштування завершується, роботодавець виконує обов’язки з повідомлення (зокрема повідомлення про завершення роботи, зняття з реєстрації в ZUS).

Пам’ятайте про дві колії: завершення дії заяви стосується підстави для праці. Ваша підстава для перебування (віза, карта побиту) має власну дату чинності та власну процедуру — стежте за обома окремо, бо прогалина в будь-якій з них означає ризик втрати легальності. Що саме дає право ваш документ про перебування і коли подати клопотання про його подовження, перевіряйте в Управлінні у справах іноземців. Найважливіше: не працюйте жодного дня без чинної підстави для праці — перерва між завершенням старої заяви та внесенням нової — це нелегальна робота, зі штрафами для роботодавця та ризиком для працівника.

За яким договором найняти іноземця із заявою

Заява визначає умови доручення роботи (посаду, винагороду не нижчу за зазначену), але сама не є договором. Договір з іноземцем треба укласти окремо — письмово і перед першим днем роботи — та передати його у зрозумілій для працівника формі (з перекладом, коли він не знає польської). Це один із пунктів, які перевіряють найчастіше.

Заява не нав’язує форми договору — ви можете найняти за трудовим договором або цивільно-правовим. Однак діють два жорсткі правила: вид договору має відповідати реальному характеру роботи (договір доручення — umowa zlecenia — ані договір про виконання роботи не можуть маскувати трудові відносини — таку удавану угоду оскаржить Державна інспекція праці), а його умови не можуть бути гіршими, ніж внесені в заяву. Розбіжність посади чи винагороди між заявою та договором — це нелегальна робота, навіть за чинного перебування.

• Трудовий договір — коли робота має ознаки трудових відносин (постійні години, місце, підпорядкування). Найбезпечніший щодо перевірок, повний захист працівника.
• Договір доручення — допустимий, коли робота — це сумлінне виконання дій без жорсткого підпорядкування і не є прихованою штатною посадою.
• Договір про виконання роботи — лише для конкретного, визначеного результату; за безперервного працевлаштування зазвичай неадекватний і ризикований.

Після вибору форми додаються обов’язки з повідомлення (зокрема реєстрація в страхуванні в ZUS і повідомлення про початок роботи іноземцем у системі, пов’язаній із заявою). Обсяг і терміни залежать від виду договору — підтверджуйте їх на biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця. Комплект обов’язків наймача збирає сторінка для роботодавця.

Скільки триває внесення заяви до реєстру

Заяву вносить до реєстру повітове управління праці — це реєстраційна процедура, а не повне адміністративне провадження, тому вона швидка. Згідно з biznes.gov.pl — заява внесення повного клопотання відбувається, як правило, протягом 7 робочих днів; коли установа проводить роз’яснювальне провадження (наприклад, сумніви щодо обставин доручення роботи), строк подовжується до 30 днів, а в особливо складних справах — довше. Перебіг строку рахується від подання повного і правильного клопотання — недоліки його зупиняють.

Що пришвидшує внесення: комплект даних, правильно зазначена посада та винагорода, кваліфікаційне громадянство (Вірменія, Білорусь, Молдова, Україна) та електронне подання — від 1 червня 2025 р. заяви приймають виключно через praca.gov.pl, а документи в іншій формі залишають без розгляду. Найважливіше правило для працівника: роботу можна розпочати лише після внесення заяви до реєстру та укладення договору — ані на день раніше, бо це нелегальна робота із санкціями, описаними Державною інспекцією праці.

Відмова у внесенні заяви — причини та що далі

Управління праці не завжди вносить заяву. Треба розрізняти дві ситуації: залишення без розгляду (формальні помилки — неповне клопотання, неналежна форма, брак необхідних даних; від 1 червня 2025 р. також подання поза praca.gov.pl) та відмову у внесенні рішенням — коли наявні законні підстави.

Найчастіші причини відмови — це, зокрема: дані, що не відповідають фактичному стану, підозра обходу норм або удаваної роботи, заборгованість чи попередні порушення з боку роботодавця та невиконання умов спрощеного шляху — наприклад, громадянство поза переліком чотирьох держав (від 1 грудня 2025 р. це стосується громадян Грузії, що підтверджує PUP Пясечно). Проти рішення про відмову передбачене оскарження — порядок і строк ви знайдете в роз’ясненні, що міститься в самому рішенні, та на biznes.gov.pl. Коли заява структурно відпадає (інше громадянство, довша робота), розв’язанням є не виправлення клопотання, а перехід на дозвіл на роботу у воєводи.

Найчастіші питання (FAQ)

Порахуйте кінець строку за заявою. Калькулятор строків визначить граничну дату до 24 місяців від початку роботи за заявою.

Не знаєте, з чого почати? Пройдіть квіз етапу легалізації — за кілька питань він складе чек-лист кроків для вашої ситуації.