Якщо ви хочете легально найняти працівника з Вірменії, Білорусі, Молдови чи України, цей путівник показує, як заповнити заяву про доручення роботи (oświadczenie o powierzeniu pracy) і подати її так, щоб управління її прийняло, а не залишило без розгляду. Зосереджуємося виключно на практиці: які дані підготувати, де натиснути, в якій послідовності та на чому найчастіше «спотикаються» роботодавці. Що саме являє собою заява, хто може нею скористатися і на який термін — пояснюємо окремо в путівнику заява про доручення роботи; тут заглиблюємося вузько в саме заповнення та подання. Не є ані управлінням, ані адвокатською конторою, тому при кожному кроці відсилаємо до офіційного джерела, де ви перевірите актуальний збір, строк і потрібні дані. Повнішу картину всієї легалізації ви знайдете в путівнику з легалізації працевлаштування іноземців.
Перш ніж почати — хто подає і куди
Найважливіше правило на старт: заяву подає роботодавець (формально: суб’єкт, що доручає виконання роботи), а не іноземець. Саме ви як працедавець відповідаєте за правильність даних і саме ви входите в систему.
Від 1 червня 2025 р. заяву подають виключно електронно через урядовий портал praca.gov.pl до повітового управління праці (powiatowy urząd pracy, PUP), компетентного за місцезнаходженням роботодавця або місцем виконання роботи. Документи, подані паперово, поштою або особисто у віконці, залишають без розгляду — тобто управління їх взагалі не розглядає. Повну електронізацію підтверджує повідомлення praca.gov.pl — зміни від 1.06.2025.
Друга річ, яку слід перевірити ще перед заповненням: громадянство працівника. Шлях заяви діє лише для громадян Вірменії, Білорусі, Молдови та України. Від 1 грудня 2025 р. Грузію було виключено з цього переліку — громадянину Грузії потрібен уже дозвіл на роботу, а не заява. Актуальний перелік підтверджує biznes.gov.pl — заява про доручення роботи.
Що підготувати під рукою, перш ніж сісти до формуляра:
- обліковий запис на praca.gov.pl та спосіб електронного підпису — довірений профіль (profil zaufany) або кваліфікований підпис особи, уповноваженої представляти фірму;
- дані фірми (назва, NIP, REGON, адреса, дані особи, що підписує);
- дані іноземця з паспорта (ім’я, прізвище, громадянство, номер і дата дійсності проїзного документа) — переписані точно так, як у паспорті;
- умови працевлаштування — посада/вид роботи, місце виконання роботи, вид договору, норма робочого часу, заробітна плата та запланований період роботи.
Крок за кроком: як заповнити та подати заяву
Нижче практичний перебіг. Точні назви полів і компонування екранів на praca.gov.pl час від часу оновлюють, тож сприймайте це як мапу послідовності, а деталі порівнюйте з описом процедури на biznes.gov.pl — опис процедури 1610.
- Увійдіть на praca.gov.pl і виберіть послугу щодо заяви про доручення виконання роботи іноземцеві. Переконайтеся, що маєте активний довірений профіль або кваліфікований підпис — без підпису ви не надішлете документ.
- Вкажіть компетентне повітове управління праці. Система просить вибрати PUP — за загальним правилом компетентне за місцезнаходженням роботодавця або місцем виконання роботи. Неправильне управління — часта причина затримок.
- Заповніть дані роботодавця. Назва, NIP, REGON, адреса, дані особи-представника. Перевірте відповідність реєстраційним даним фірми.
- Впишіть дані іноземця з паспорта. Ім’я, прізвище, громадянство (одне з чотирьох держав), номер проїзного документа та його дійсність — знак у знак як у паспорті. Це поле, де найлегше зробити друкарську помилку, яка пізніше робить недійсним увесь документ.
- Визначте умови роботи. Посада або вид роботи, місце виконання, вид договору (трудовий або цивільно-правовий), норма робочого часу, розмір заробітної плати та період, на який ви доручаєте роботу. Заробітна плата не може бути нижчою за чинну мінімальну заробітну плату за роботу — актуальну суму перевірте на biznes.gov.pl, бо вона змінюється щороку, і ми навмисно не наводимо її тут жорстко.
- Сплатіть збір і додайте підтвердження, якщо система цього вимагає на цьому етапі. Розмір збору встановлюється адміністративно і час від часу змінюється — перевірте його в джерелі перед надсиланням: biznes.gov.pl — заява.
- Підпишіть і надішліть заяву довіреним профілем або кваліфікованим підписом. Після надсилання система генерує офіційне посвідчення прийняття — збережіть його, це ваш доказ, що документ надійшов.
Що відбувається після подання: внесення до обліку
Після надсилання повітове управління праці вносить заяву до обліку заяв — або, якщо має сумніви, проводить коротке роз’яснювальне провадження. Лише внесення до обліку є тим, що дозволяє іноземцеві законно розпочати роботу на умовах із заяви. Саме надсилання формуляра — це ще не зелене світло.
Строк, у який управління здійснює внесення, визначений адміністративно і може відрізнятися, зокрема коли потрібне роз’яснювальне провадження — тому ми не наводимо його тут жорстко. Актуальний строк ви перевірите на biznes.gov.pl. Практичний висновок: подавайте заяву із запасом часу, а не за день до запланованого першого дня роботи.
Пам’ятайте про розрізнення двох напрямків: заява — це підстава для роботи, а не підстава для перебування. Іноземець мусить мати водночас дійсний документ про перебування (візу або карту побиту) — це окрема справа, яку веде воєвода та Управління у справах іноземців (Urząd do Spraw Cudzoziemców). Якщо заява має бути додатком до клопотання про карту побиту, перегляньте, як подають комплект документів до карти побиту та роботи.
Обов’язки роботодавця після внесення
Внесення заяви — це не кінець формальностей. На боці роботодавця залишаються обов’язки, нехтування якими інколи трактують як нелегальне доручення роботи:
- Працевлаштування відповідно до заяви. Умови фактичної роботи — посада, заробітна плата, норма робочого часу — повинні відповідати тому, що ви вписали. Розбіжність (наприклад, нижча зарплата, ніж у заяві) — це реальний ризик санкцій.
- Письмовий договір перед початком роботи. Договір (трудовий або цивільно-правовий) укладіть письмово, перш ніж іноземець почне працювати, і на умовах не гірших, ніж у заяві.
- Повідомлення про початок або непочаток роботи. Роботодавець зобов’язаний поінформувати управління, чи іноземець фактично розпочав роботу. Спосіб і строк повідомлення перевірте в описі процедури на biznes.gov.pl.
- Реєстрація в ZUS та інші обов’язки працедавця — так само, як при кожному працівникові.
Повний перелік обов’язків працедавця, що наймає іноземця, разом із контекстом покарань, ми збираємо в путівнику для роботодавця. Масштаб санкцій за нелегальне доручення роботи (суттєво підвищених від 1 червня 2025 р.) описує Державна інспекція праці — конкретних сум не наводимо жорстко, бо вони законодавчо встановлені й перевіряються в джерелі.
Найчастіші помилки при заповненні заяви
Більшість проблем виникає не через складність приписів, а через дрібні неточності, які управління мусить з’ясувати — а кожне виклик подовжує справу. Найчастіші:
- Друкарські помилки в даних з паспорта — хибне ім’я, прізвище або номер проїзного документа. Дані мають збігатися з паспортом знак у знак; транслітерація «на відчуття» — класична причина відхилення.
- Розбіжність умов між заявою та пізнішим договором — інша посада, нижча заробітна плата або інша норма ставки. Слідкуйте, щоб договір точно відображав заяву.
- Заробітна плата нижча за мінімальну, вписана в полі зарплати — перевірте актуальну ставку перед надсиланням.
- Подання у неправильній формі — паперово або поштою. Від 1 червня 2025 р. рахується лише praca.gov.pl; інші форми залишаються без розгляду.
- Вибір неправильного управління праці або відсутність електронного підпису на етапі надсилання.
- Відсутність повідомлення про початок/непочаток роботи — роботодавці часто трактують внесення як кінець справи й забувають про цей обов’язок.
Якщо ви лише комплектуєте весь шлях легалізації працівника, завантажте наш стартовий пакет для іноземця — він збирає кроки роботи та перебування в одному місці, з посиланнями на офіційні джерела.
Найчастіші запитання (FAQ)
Заяву заповнює працівник чи я як роботодавець?
Заповнює і підписує її роботодавець (суб’єкт, що доручає роботу), електронно через praca.gov.pl. Іноземець не подає заяву самостійно. Опис процедури: biznes.gov.pl.
Чи можу я подати заяву паперово або особисто в управлінні?
Ні. Від 1 червня 2025 р. заяву подають виключно електронно через praca.gov.pl — документи в іншій формі залишають без розгляду. Це пояснює повідомлення praca.gov.pl.
Які дані іноземця мені потрібні для заповнення?
Насамперед дані з паспорта: ім’я, прізвище, громадянство (Вірменія, Білорусь, Молдова або Україна) та номер і дійсність проїзного документа — переписані точно як у паспорті. До того ж умови роботи: посада, місце, вид договору, норма робочого часу, заробітна плата і період. Деталі процедури: biznes.gov.pl — опис процедури 1610.
Яку заробітну плату вписати в заяві?
Не нижчу за чинну мінімальну заробітну плату за роботу. Актуальної суми не наводимо жорстко, бо вона змінюється щороку — перевірте її на biznes.gov.pl.
Скільки коштує реєстрація заяви і скільки триває внесення до обліку?
Збір і строк внесення встановлюються адміністративно і можуть змінюватися, тому не наводимо їх тут жорстко. Актуальний збір і строк ви перевірите на biznes.gov.pl — заява, а весь опис процедури на biznes.gov.pl — опис процедури 1610.
Чи після подання заяви є ще якісь обов’язки?
Так. Треба укласти письмовий договір перед початком роботи, працевлаштовувати відповідно до умов заяви, повідомити управління про початок або непочаток роботи та виконати реєстрації (зокрема в ZUS). Повний перелік збирає сторінка для роботодавця.