Як заповнити заяву про доручення роботи — покрокова інструкція для роботодавця

Якщо ви хочете легально найняти працівника з Вірменії, Білорусі, Молдови чи України, цей путівник показує, як заповнити заяву про доручення роботи (oświadczenie o powierzeniu pracy) і подати її так, щоб управління її прийняло, а не залишило без розгляду. Зосереджуємося виключно на практиці: які дані підготувати, де натиснути, в якій послідовності та на чому найчастіше «спотикаються» роботодавці. Що саме являє собою заява, хто може нею скористатися і на який термін — пояснюємо окремо в путівнику заява про доручення роботи; тут заглиблюємося вузько в саме заповнення та подання. Не є ані управлінням, ані адвокатською конторою, тому при кожному кроці відсилаємо до офіційного джерела, де ви перевірите актуальний збір, строк і потрібні дані. Повнішу картину всієї легалізації ви знайдете в путівнику з легалізації працевлаштування іноземців.

Перш ніж почати — хто подає і куди

Найважливіше правило на старт: заяву подає роботодавець (формально: суб’єкт, що доручає виконання роботи), а не іноземець. Саме ви як працедавець відповідаєте за правильність даних і саме ви входите в систему.

Від 1 червня 2025 р. заяву подають виключно електронно через урядовий портал praca.gov.pl до повітового управління праці (powiatowy urząd pracy, PUP), компетентного за місцезнаходженням або місцем постійного проживання роботодавця (ст. 64 ч. 1 закону від 20 березня 2025 р.). Документи, подані паперово, поштою або особисто у віконці, залишають без розгляду — тобто управління їх взагалі не розглядає. Повну електронізацію підтверджує повідомлення praca.gov.pl — зміни від 1.06.2025.

Друга річ, яку слід перевірити ще перед заповненням: громадянство працівника. Шлях заяви діє лише для громадян Вірменії, Білорусі, Молдови та України. Від 1 грудня 2025 р. Грузію було виключено з цього переліку — громадянину Грузії потрібен уже дозвіл на роботу, а не заява. Проте з 15 серпня 2026 р. громадянин Грузії (а також Колумбії та Венесуели), який в’їжджає до Польщі з метою роботи, потребує візи (Dz.U. 2026 poz. 1086), а з 22 серпня 2026 р. не може працювати на підставі дозволу на роботу під час перебування в безвізовому режимі (Dz.U. 2026 poz. 1072). Актуальний перелік підтверджує biznes.gov.pl — заява про доручення роботи.

Що підготувати під рукою, перш ніж сісти до формуляра:

• обліковий запис на praca.gov.pl та спосіб електронного підпису — довірений профіль (profil zaufany) або кваліфікований підпис особи, уповноваженої представляти фірму;
• дані фірми (назва, NIP, REGON, адреса, дані особи, що підписує);
• дані іноземця з паспорта (ім’я, прізвище, громадянство, номер і дата дійсності проїзного документа) — переписані точно так, як у паспорті;
• умови працевлаштування — посада/вид роботи, місце виконання роботи, вид договору, норма робочого часу, заробітна плата та запланований період роботи.

Крок за кроком: як заповнити та подати заяву

Нижче практичний перебіг. Точні назви полів і компонування екранів на praca.gov.pl час від часу оновлюють, тож сприймайте це як мапу послідовності, а деталі порівнюйте з описом процедури на biznes.gov.pl — опис процедури 1610.

1. Увійдіть на praca.gov.pl і виберіть послугу щодо заяви про доручення виконання роботи іноземцеві. Переконайтеся, що маєте активний довірений профіль або кваліфікований підпис — без підпису ви не надішлете документ.
2. Вкажіть компетентне повітове управління праці. Система просить вибрати PUP — компетентне за місцезнаходженням або місцем постійного проживання роботодавця (ст. 64 ч. 1 закону). Компетентне управління визначається за місцезнаходженням або місцем постійного проживання роботодавця (ст. 64 ч. 1).
3. Заповніть дані роботодавця. Назва, NIP, REGON, адреса, дані особи-представника. Перевірте відповідність реєстраційним даним фірми.
4. Впишіть дані іноземця з паспорта. Ім’я, прізвище, громадянство (одне з чотирьох держав), номер проїзного документа та його дійсність — знак у знак як у паспорті. Це поле, де найлегше зробити друкарську помилку, яку управління може визнати недоліком для усунення (щонайменше 7 днів – biznes.gov.pl).
5. Визначте умови роботи. Посада або вид роботи, місце виконання, вид договору (трудовий або цивільно-правовий), норма робочого часу, розмір заробітної плати та період, на який ви доручаєте роботу. Заробітна плата не може бути нижчою за чинну мінімальну заробітну плату за роботу — актуальну суму перевірте на biznes.gov.pl, бо вона змінюється щороку, і ми навмисно не наводимо її тут жорстко.
6. Сплатіть збір 400 zł і додайте підтвердження оплати (розпорядження Dz.U. 2025 poz. 1622 § 2 п. 5; підтвердження – обов’язковий додаток, ст. 62 ч. 3 п. 2; збір, як правило, не повертається – ст. 63 ч. 3). Джерело: biznes.gov.pl — заява.
7. Підпишіть і надішліть заяву довіреним профілем або кваліфікованим підписом. Після надсилання збережіть підтвердження подання з системи – це ваш доказ, що документ надійшов.

Що відбувається після подання: внесення до обліку

Після надсилання повітове управління праці вносить заяву до обліку заяв — або, якщо має сумніви, проводить роз’яснювальне провадження (до 30 днів – ст. 66). Лише внесення до обліку є тим, що дозволяє іноземцеві законно розпочати роботу на умовах із заяви. Саме надсилання формуляра — це ще не зелене світло.

Згідно зі ст. 66 закону внесення (або відмова у внесенні) відбувається не пізніше ніж за 7 робочих днів від отримання заяви, а в справах, що потребують роз’яснювального провадження, – не пізніше ніж за 30 днів. Актуальний строк ви перевірите на biznes.gov.pl. Практичний висновок: подавайте заяву із запасом часу, а не за день до запланованого першого дня роботи.

Пам’ятайте про розрізнення двох напрямків: заява — це підстава для роботи, а не підстава для перебування. Іноземець мусить мати водночас дійсний документ про перебування (візу або карту побиту) — це окрема справа: про візу звертаються до консула, а про карту побуту – до воєводи (інформація: Управління у справах іноземців) (Urząd do Spraw Cudzoziemców). Якщо заява має бути додатком до клопотання про карту побиту, перегляньте, як подають комплект документів до карти побиту та роботи.

Обов’язки роботодавця після внесення

Внесення заяви — це не кінець формальностей. На боці роботодавця залишаються обов’язки, за невиконання яких передбачені окремі штрафи (зокрема ст. 84 ч. 6 і 10 закону):

• Працевлаштування відповідно до заяви. Умови фактичної роботи — посада, заробітна плата, норма робочого часу — повинні відповідати тому, що ви вписали. Розбіжність (наприклад, нижча зарплата, ніж у заяві) — це реальний ризик санкцій.
• Письмовий договір перед початком роботи. Договір (трудовий або цивільно-правовий) укладіть письмово, перш ніж іноземець почне працювати, і на умовах не гірших, ніж у заяві.
• Повідомлення про початок або непочаток роботи. Роботодавець зобов’язаний поінформувати управління, чи іноземець фактично розпочав роботу. Повідомте управління про початок роботи протягом 7 днів від її початку, а про непочаток – протягом 14 днів від дня початку, внесеного в реєстр (ст. 70 ч. 1; штраф 500-5000 zł – ст. 84 ч. 10). Якщо іноземець не розпочне або раніше завершить роботу, теж повідомте – запис втратить чинність (ст. 70 ч. 2 і 5). Деталі перевірте в описі процедури на biznes.gov.pl.
• Реєстрація в ZUS та інші обов’язки працедавця — так само, як при кожному працівникові.

Повний перелік обов’язків працедавця, що наймає іноземця, разом із контекстом покарань, ми збираємо в путівнику для роботодавця. Масштаб санкцій за нелегальне доручення роботи (штраф від 3000 до 50 000 zł, ст. 84 ч. 1 закону) описує Державна інспекція праці — суми наводимо за ст. 84 закону.

Найчастіші помилки при заповненні заяви

Більшість проблем виникає не через складність приписів, а через дрібні неточності, які управління мусить з’ясувати — а кожне виклик подовжує справу. Найчастіші:

• Друкарські помилки в даних з паспорта — хибне ім’я, прізвище або номер проїзного документа. Дані мають збігатися з паспортом знак у знак; транслітерація «на відчуття» — ризик виклику для виправлення.
• Розбіжність умов між заявою та пізнішим договором — інша посада, нижча заробітна плата або інша норма ставки. Слідкуйте, щоб договір точно відображав заяву.
• Заробітна плата нижча за мінімальну, вписана в полі зарплати — перевірте актуальну ставку перед надсиланням.
• Подання у неправильній формі — паперово або поштою. Від 1 червня 2025 р. рахується лише praca.gov.pl; інші форми залишаються без розгляду.
• Вибір неправильного управління праці або відсутність електронного підпису на етапі надсилання.
• Відсутність повідомлення про початок/непочаток роботи — роботодавці часто трактують внесення як кінець справи й забувають про цей обов’язок.

Якщо ви лише комплектуєте весь шлях легалізації працівника, завантажте наш стартовий пакет для іноземця — він збирає кроки роботи та перебування в одному місці, з посиланнями на офіційні джерела.

Найчастіші запитання (FAQ)