Как заполнить заявление о поручении работы — пошаговая инструкция для работодателя

Если вы хотите легально нанять работника из Армении, Беларуси, Молдовы или Украины, это руководство показывает, как заполнить заявление о поручении работы (oświadczenie o powierzeniu pracy) и подать его так, чтобы управление его приняло, а не оставило без рассмотрения. Мы сосредоточены исключительно на практике: какие данные подготовить, где нажать, в каком порядке и на чём чаще всего спотыкаются работодатели. Что именно представляет собой это заявление, кто может им воспользоваться и на какой срок — мы объясняем отдельно в руководстве заявление о поручении работы; здесь же мы углубляемся узко в само́е заполнение и подачу. Мы не являемся ни управлением, ни юридической конторой, поэтому на каждом шаге отсылаем к официальному источнику, где вы проверите актуальный сбор, срок и требуемые данные. Более полную картину всей легализации вы найдёте в руководстве по легализации трудоустройства иностранцев.

Прежде чем начать — кто подаёт и куда

Самое важное правило для старта: заявление подаёт работодатель (формально: субъект, поручающий выполнение работы), а не иностранец. Именно вы как наниматель отвечаете за правильность данных и именно вы входите в систему.

С 1 июня 2025 г. заявление подаётся исключительно в электронном виде через государственный портал praca.gov.pl в повятовое управление труда (PUP, powiatowy urząd pracy), соответствующее месту нахождения работодателя или месту выполнения работы. Документы, поданные на бумаге, по электронной почте или лично в окне, оставляют без рассмотрения — то есть управление их вообще не рассматривает. Полную электронизацию подтверждает сообщение praca.gov.pl — изменения с 1.06.2025.

Второе, что нужно проверить ещё до заполнения: гражданство работника. Путь через заявление работает только для граждан Армении, Беларуси, Молдовы и Украины. С 1 декабря 2025 г. Грузия исключена из этого списка — гражданину Грузии теперь требуется разрешение на работу, а не заявление. Актуальный список подтверждает biznes.gov.pl — заявление о поручении работы.

Что подготовить под рукой, прежде чем сесть за бланк:

• учётную запись на praca.gov.pl и способ электронной подписи — доверенный профиль (profil zaufany) либо квалифицированную подпись лица, уполномоченного представлять фирму;
• данные фирмы (название, NIP, REGON, адрес, данные подписывающего лица);
• данные иностранца из паспорта (имя, фамилия, гражданство, номер и дата окончания срока действия проездного документа) — переписанные в точности так, как в паспорте;
• условия трудоустройства — должность/род работы, место выполнения работы, вид договора, норма рабочего времени, заработная плата, а также планируемый период работы.

Шаг за шагом: как заполнить и подать заявление

Ниже — практический ход действий. Точные названия полей и расположение экранов на praca.gov.pl иногда обновляются, поэтому воспринимайте это как карту последовательности, а детали сверяйте с описанием процедуры на biznes.gov.pl — описание процедуры 1610.

1. Войдите на praca.gov.pl и выберите услугу, касающуюся заявления о поручении выполнения работы иностранцу. Убедитесь, что у вас есть активный доверенный профиль или квалифицированная подпись — без подписи документ отправить нельзя.
2. Укажите соответствующее повятовое управление труда. Система просит выбрать PUP — как правило, соответствующее месту нахождения работодателя или месту выполнения работы. Неправильное управление — частая причина задержек.
3. Заполните данные работодателя. Название, NIP, REGON, адрес, данные представляющего лица. Проверьте соответствие регистрационным данным фирмы.
4. Внесите данные иностранца из паспорта. Имя, фамилия, гражданство (одно из четырёх государств), номер проездного документа и срок его действия — знак в знак как в паспорте. Это поле, в котором легче всего сделать опечатку, которая впоследствии делает весь документ недействительным.
5. Определите условия работы. Должность или род работы, место выполнения, вид договора (трудовой либо гражданско-правовой), норма рабочего времени, размер заработной платы, а также период, на который вы поручаете работу. Заработная плата не может быть ниже действующей минимальной заработной платы за труд — актуальную сумму проверьте на biznes.gov.pl, потому что она меняется ежегодно, и мы намеренно не приводим её здесь жёстко.
6. Внесите сбор и приложите подтверждение, если система требует этого на данном этапе. Размер сбора устанавливается официально и иногда меняется — проверьте его в источнике перед отправкой: biznes.gov.pl — заявление.
7. Подпишите и отправьте заявление доверенным профилем или квалифицированной подписью. После отправки система формирует официальное подтверждение получения — сохраните его, это ваше доказательство того, что документ поступил.

Что происходит после подачи: внесение в реестр

После отправки повятовое управление труда вносит заявление в реестр заявлений — либо, если у него есть сомнения, проводит короткое разъяснительное производство. Только внесение в реестр является тем, что позволяет иностранцу легально приступить к работе на условиях из заявления. Сама отправка бланка — это ещё не зелёный свет.

Срок, в который управление производит внесение, определён официально и может различаться, в том числе когда необходимо разъяснительное производство, — поэтому мы не приводим его здесь жёстко. Актуальный срок вы проверите на biznes.gov.pl. Практический вывод: подавайте заявление заблаговременно, а не за день до планируемого первого дня работы.

Помните о различии двух путей: заявление — это основание для работы, а не основание для пребывания. Иностранец параллельно должен иметь действительный документ о пребывании (визу либо карту побыта) — это отдельное дело, которое ведут воевода и Управление по делам иностранцев (Urząd do Spraw Cudzoziemców). Если заявление должно быть приложением к ходатайству о карте побыта, посмотрите, как подаётся комплект документов для карты побыта и работы.

Обязанности работодателя после внесения

Внесение заявления — это не конец формальностей. На стороне работодателя остаются обязанности, пропуск которых иногда трактуется как нелегальное поручение работы:

• Трудоустройство в соответствии с заявлением. Условия фактической работы — должность, заработная плата, норма рабочего времени — должны соответствовать тому, что вы вписали. Расхождение (например, более низкая зарплата, чем в заявлении) — это реальный риск санкций.
• Письменный договор до начала работы. Договор (трудовой либо гражданско-правовой) заключите в письменной форме, прежде чем иностранец начнёт работать, и на условиях не хуже, чем в заявлении.
• Уведомление о начале или неначале работы. Работодатель обязан сообщить управлению, действительно ли иностранец приступил к работе. Способ и срок уведомления проверьте в описании процедуры на biznes.gov.pl.
• Заявка в ZUS и прочие обязанности нанимателя — так же, как при любом работнике.

Полный список обязанностей нанимателя иностранца, вместе с контекстом штрафов, мы собираем в руководстве для работодателя. Масштаб санкций за нелегальное поручение работы (значительно повышенных с 1 июня 2025 г.) описывает Государственная инспекция труда — конкретных сумм мы не приводим жёстко, потому что они установлены законом и проверяемы в источнике.

Самые частые ошибки при заполнении заявления

Большинство проблем возникает не из-за сложности норм, а из-за мелких неточностей, которые управление вынуждено выяснять, — а каждый запрос затягивает дело. Самые частые:

• Опечатки в данных из паспорта — ошибочное имя, фамилия либо номер проездного документа. Данные должны совпадать с паспортом знак в знак; транслитерация «на глаз» — классическая причина отказа.
• Расхождение условий между заявлением и более поздним договором — другая должность, более низкая заработная плата либо другая норма ставки. Следите за тем, чтобы договор точно отражал заявление.
• Заработная плата ниже минимальной, вписанная в поле зарплаты — проверьте актуальную ставку перед отправкой.
• Подача в ненадлежащей форме — на бумаге или по электронной почте. С 1 июня 2025 г. учитывается только praca.gov.pl; иные формы остаются без рассмотрения.
• Выбор неправильного управления труда либо отсутствие электронной подписи на этапе отправки.
• Отсутствие уведомления о начале/неначале работы — работодатели часто воспринимают внесение как завершение дела и забывают об этой обязанности.

Если вы только собираете весь путь легализации работника, скачайте наш стартовый пакет для иностранца — он сводит шаги работы и пребывания в одно место, со ссылками на официальные источники.

Частые вопросы (FAQ)