Jak wypełnić oświadczenie o powierzeniu pracy — instrukcja krok po kroku dla pracodawcy

Jeśli chcesz legalnie zatrudnić pracownika z Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy, ten przewodnik pokazuje, jak wypełnić oświadczenie o powierzeniu pracy i złożyć je tak, żeby urząd je przyjął, a nie zostawił bez rozpoznania. Skupiamy się wyłącznie na praktyce: jakie dane przygotować, gdzie kliknąć, w jakiej kolejności i na czym najczęściej wykładają się pracodawcy. Czym dokładnie jest oświadczenie, kto może z niego skorzystać i na jak długo — wyjaśniamy osobno w przewodniku oświadczenie o powierzeniu pracy; tutaj wchodzimy wąsko w samo wypełnienie i złożenie. Nie jesteśmy urzędem ani kancelarią, więc przy każdym kroku odsyłamy do oficjalnego źródła, gdzie sprawdzisz aktualną opłatę, termin i wymagane dane. Pełniejszy obraz całej legalizacji znajdziesz w przewodniku po legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.

Zanim zaczniesz — kto składa i gdzie

Najważniejsza zasada na start: oświadczenie składa pracodawca (formalnie: podmiot powierzający wykonywanie pracy), a nie cudzoziemiec. To Ty jako zatrudniający odpowiadasz za poprawność danych i to Ty logujesz się do systemu.

Od 1 czerwca 2025 r. oświadczenie składa się wyłącznie elektronicznie przez rządowy portal praca.gov.pl do powiatowego urzędu pracy (PUP) właściwego dla siedziby pracodawcy lub miejsca wykonywania pracy. Dokumenty złożone papierowo, mailem albo osobiście w okienku pozostawia się bez rozpoznania — czyli urząd ich w ogóle nie rozpatruje. Pełną elektronizację potwierdza komunikat praca.gov.pl — zmiany od 1.06.2025.

Druga rzecz do sprawdzenia jeszcze przed wypełnianiem: obywatelstwo pracownika. Ścieżka oświadczenia działa tylko dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Od 1 grudnia 2025 r. Gruzja została z tej listy wykluczona — obywatel Gruzji potrzebuje już zezwolenia na pracę, a nie oświadczenia. Aktualną listę potwierdza biznes.gov.pl — oświadczenie o powierzeniu pracy.

Co przygotować pod ręką, zanim usiądziesz do formularza:

• konto na praca.gov.pl oraz sposób podpisu elektronicznego — profil zaufany albo podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do reprezentowania firmy;
• dane firmy (nazwa, NIP, REGON, adres, dane osoby podpisującej);
• dane cudzoziemca z paszportu (imię, nazwisko, obywatelstwo, numer i data ważności dokumentu podróży) — przepisane dokładnie tak jak w paszporcie;
• warunki zatrudnienia — stanowisko/rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie oraz planowany okres pracy.

Krok po kroku: jak wypełnić i złożyć oświadczenie

Poniżej praktyczny przebieg. Dokładne nazwy pól i układ ekranów na praca.gov.pl bywają aktualizowane, więc traktuj to jako mapę kolejności, a szczegóły porównuj z opisem procedury na biznes.gov.pl — opis procedury 1610.

1. Zaloguj się na praca.gov.pl i wybierz usługę dotyczącą oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Upewnij się, że masz aktywny profil zaufany lub podpis kwalifikowany — bez podpisu nie wyślesz dokumentu.
2. Wskaż właściwy powiatowy urząd pracy. System prosi o wybór PUP — co do zasady właściwego dla siedziby pracodawcy lub miejsca wykonywania pracy. Zły urząd to częsta przyczyna opóźnień.
3. Uzupełnij dane pracodawcy. Nazwa, NIP, REGON, adres, dane osoby reprezentującej. Sprawdź zgodność z danymi rejestrowymi firmy.
4. Wpisz dane cudzoziemca z paszportu. Imię, nazwisko, obywatelstwo (jedno z czterech państw), numer dokumentu podróży i jego ważność — znak w znak jak w paszporcie. To pole, na którym najłatwiej o literówkę, która później unieważnia cały dokument.
5. Określ warunki pracy. Stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce wykonywania, rodzaj umowy (o pracę albo cywilnoprawna), wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz okres, na jaki powierzasz pracę. Wynagrodzenie nie może być niższe niż obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę — aktualną kwotę sprawdź na biznes.gov.pl, bo zmienia się co roku i celowo nie podajemy jej tu na sztywno.
6. Wnieś opłatę i dołącz potwierdzenie, jeśli system tego wymaga na tym etapie. Wysokość opłaty jest ustalana urzędowo i bywa zmieniana — zweryfikuj ją w źródle przed wysyłką: biznes.gov.pl — oświadczenie.
7. Podpisz i wyślij oświadczenie profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Po wysyłce system generuje urzędowe poświadczenie odbioru — zachowaj je, to Twój dowód, że dokument wpłynął.

Co dzieje się po złożeniu: wpis do ewidencji

Po wysłaniu powiatowy urząd pracy wpisuje oświadczenie do ewidencji oświadczeń — albo, jeśli ma wątpliwości, prowadzi krótkie postępowanie wyjaśniające. Dopiero wpis do ewidencji jest tym, co pozwala cudzoziemcowi legalnie podjąć pracę na warunkach z oświadczenia. Samo wysłanie formularza to jeszcze nie zielone światło.

Termin, w jakim urząd dokonuje wpisu, jest określony urzędowo i może się różnić, m.in. gdy potrzebne jest postępowanie wyjaśniające — dlatego nie podajemy go tu na sztywno. Aktualny termin sprawdzisz na biznes.gov.pl. Praktyczny wniosek: składaj oświadczenie z wyprzedzeniem, a nie na dzień przed planowanym pierwszym dniem pracy.

Pamiętaj o rozróżnieniu dwóch torów: oświadczenie to tytuł do pracy, a nie tytuł do pobytu. Cudzoziemiec musi mieć równolegle ważny dokument pobytowy (wizę albo kartę pobytu) — to osobna sprawa prowadzona przez wojewodę i Urząd do Spraw Cudzoziemców. Jeśli oświadczenie ma być załącznikiem do wniosku o kartę pobytu, zobacz, jak składa się komplet dokumentów do karty pobytu i pracę.

Obowiązki pracodawcy po wpisie

Wpis oświadczenia to nie koniec formalności. Po stronie pracodawcy zostają obowiązki, których pominięcie bywa traktowane jak nielegalne powierzenie pracy:

• Zatrudnienie zgodnie z oświadczeniem. Warunki rzeczywistej pracy — stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy — muszą być zgodne z tym, co wpisałeś. Rozbieżność (np. niższa pensja niż w oświadczeniu) to realne ryzyko sankcji.
• Pisemna umowa przed rozpoczęciem pracy. Umowę (o pracę albo cywilnoprawną) zawrzyj na piśmie, zanim cudzoziemiec zacznie pracować, i na warunkach nie gorszych niż w oświadczeniu.
• Powiadomienie o podjęciu lub niepodjęciu pracy. Pracodawca ma obowiązek poinformować urząd, czy cudzoziemiec faktycznie podjął pracę. Sposób i termin powiadomienia sprawdź w opisie procedury na biznes.gov.pl.
• Zgłoszenie do ZUS i pozostałe obowiązki zatrudniającego — tak jak przy każdym pracowniku.

Pełną listę obowiązków zatrudniającego cudzoziemca, wraz z kontekstem kar, zbieramy w przewodniku dla pracodawcy. Skalę sankcji za nielegalne powierzenie pracy (znacząco podniesione od 1 czerwca 2025 r.) opisuje Państwowa Inspekcja Pracy — konkretnych kwot nie podajemy na sztywno, bo są ustawowe i weryfikowalne w źródle.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu oświadczenia

Większość problemów nie wynika z trudności przepisów, lecz z drobnych nieścisłości, które urząd musi wyjaśnić — a każde wezwanie wydłuża sprawę. Najczęstsze:

• Literówki w danych z paszportu — błędne imię, nazwisko albo numer dokumentu podróży. Dane muszą zgadzać się z paszportem znak w znak; transliteracja „na czucie” to klasyczny powód odrzucenia.
• Rozbieżność warunków między oświadczeniem a późniejszą umową — inne stanowisko, niższe wynagrodzenie albo inny wymiar etatu. Pilnuj, by umowa wiernie odzwierciedlała oświadczenie.
• Wynagrodzenie poniżej minimalnego wpisane w polu pensji — sprawdź aktualną stawkę przed wysyłką.
• Złożenie w niewłaściwej formie — papierowo lub mailem. Od 1 czerwca 2025 r. liczy się tylko praca.gov.pl; inne formy zostają bez rozpoznania.
• Wybór złego urzędu pracy albo brak podpisu elektronicznego na etapie wysyłki.
• Brak powiadomienia o podjęciu/niepodjęciu pracy — pracodawcy często traktują wpis jako koniec sprawy i zapominają o tym obowiązku.

Jeśli dopiero kompletujesz całą drogę legalizacji pracownika, pobierz nasz pakiet startowy dla cudzoziemca — zbiera kroki pracy i pobytu w jednym miejscu, z linkami do oficjalnych źródeł.

Najczęstsze pytania (FAQ)