Скільки триває внесення заяви про доручення роботи до реєстру

Якщо ви наймаєте іноземця за спрощеною процедурою на підставі заяви, найчастіше виникає одне питання: скільки триває внесення заяви про доручення роботи (oświadczenie o powierzeniu pracy) до реєстру, який веде повітове управління праці (PUP). Це ключовий момент для роботодавця, адже лише після внесення до реєстру іноземець може легально розпочати роботу. У цій статті ми зосереджуємося виключно на часі очікування на внесення, на чинниках, які його скорочують або подовжують, а також на тому, з якого моменту працевлаштування стає легальним. Визначення заяви та інструкцію щодо її заповнення ми тут не повторюємо — ці питання ми описали на головній сторінці кластера про заяву та в посібнику як заповнити заяву. Для ширшого контексту легалізації працевлаштування загляньте до хабу про легалізацію працевлаштування іноземців.

Скільки триває внесення — базовий і подовжений термін

Питання «скільки триває внесення заяви» має відповідь, яка випливає безпосередньо з законодавства, а не з практики конкретного управління. Як правило, повітове управління праці вносить заяву до реєстру в термін 7 робочих днів від дня отримання повної заяви — це стосується справ, які не потребують роз’яснювального провадження. Якщо ж справа потребує додаткового з’ясування обставин, термін подовжується до 30 днів, а в особливо складних справах може бути ще довшим.

Це законодавчо встановлені терміни — ми наводимо їх описово, як юридичний факт, а не як нашу рекомендацію. Завжди варто перевірити актуальний стан і деталі процедури в офіційному описі послуги на порталі biznes.gov.pl, де ви знайдете терміни, оплату та порядок розгляду справи. Пам’ятайте, що саме управління оцінює, чи справа кваліфікується для базового режиму (7 робочих днів), чи потребує роз’яснювального провадження (до 30 днів).

З якого моменту відлічується термін (повна заява)

Найпоширеніше непорозуміння стосується моменту, від якого відлічується термін. Перебіг терміну починається від дня подання повної та правильно оформленої заяви — а не від першої, неповної спроби. Якщо заява містить формальні недоліки, управління викличе вас для їх усунення, а фактичний старт відліку зміститься на час, потрібний для виправлень.

Від 1 червня 2025 р. заяви про доручення роботи іноземцю подаються виключно в електронній формі через портал praca.gov.pl. Паперова форма більше не приймається, тому подання документа в неправильній формі означає відсутність юридичних наслідків — тобто жоден термін не починає спливати. Для роботодавця це означає просте правило: повна, правильно заповнена електронна заява — це найшвидший шлях до внесення. Актуальні формальні вимоги ви перевірите в описі послуги на biznes.gov.pl.

Що пришвидшує, а що затримує внесення

Час очікування на внесення значною мірою залежить від якості поданої заяви та від ситуації конкретного іноземця, якого ви наймаєте.

Пришвидшує внесення:

• повнота документа та правильні, узгоджені дані роботодавця й іноземця,
• громадянство іноземця, яке кваліфікується — процедура на підставі заяви охоплює громадян Вірменії, Білорусі, Молдови та України,
• відсутність підстав, які спонукали б управління до проведення роз’яснювального провадження,
• правильне подання заяви в обов’язковій електронній формі через praca.gov.pl.

Затримує або блокує внесення:

• формальні недоліки та помилки в даних, які потребують виклику для усунення,
• спроба подати заяву в паперовій формі (після 1 червня 2025 р. — без розгляду),
• сумніви управління щодо обставин справи або підозра в обході законодавства — тоді запускається роз’яснювальне провадження, а термін сягає 30 днів або більше.

Детальний перелік обставин, що впливають на розгляд справи, наведено в описі процедури на biznes.gov.pl.

Коли іноземець може легально розпочати роботу

Це найважливіша інформація для кожного роботодавця, який планує найняти іноземця. Іноземець може розпочати роботу лише після внесення заяви до реєстру повітовим управлінням праці — і після укладення з ним письмового договору (трудового або цивільно-правового, відповідно до умов, зазначених у заяві). Раніший старт, «на пробу» чи «в очікуванні внесення», є неприпустимим.

Доручення роботи до внесення означає нелегальну роботу — як з боку іноземця, так і з боку роботодавця. Державна інспекція праці попереджає, що за порушення законодавства про працевлаштування іноземців загрожують вищі санкції; більше про зміни та наслідки ви прочитаєте в повідомленні PIP. Для роботодавця практичний висновок очевидний: плануйте дату початку роботи із запасом на внесення, а не навпаки. Якщо вам залежить на швидкому старті, подбайте, щоб заява одразу була повною — це єдиний чинник, на який ви маєте реальний вплив.

Що робити, якщо внесення затягується

Якщо законодавчий термін минає, а внесення досі немає, спершу перевірте статус справи на порталі praca.gov.pl та переконайтеся, що на вас не очікує виклик для усунення недоліків. Відсутність реакції на виклик — найчастіша причина «зависання» справи: з точки зору управління заява досі не є повною, тому термін не спливає.

Коли управління проводить роз’яснювальне провадження, довший час (до 30 днів або більше) відповідає законодавству — у такій ситуації варто оперативно відповідати на запитання та надавати потрібні пояснення, бо це скорочує процедуру. Актуальний перебіг справи та орієнтовні терміни найкраще перевірити в описі послуги на biznes.gov.pl. Протягом усього цього часу діє правило з попереднього розділу: до моменту внесення іноземець не може розпочати роботу.

Коли вам потрібне довше працевлаштування

Процедура на підставі заяви — це рішення для короткострокової роботи. Якщо ви плануєте наймати іноземця довше, ніж дозволяє заява, або його громадянство не кваліфікується для спрощеного режиму, належним шляхом є дозвіл на роботу — і тоді графік та терміни виглядають інакше. Відмінності між обома шляхами, зокрема час очікування та сферу застосування, ми порівнюємо в окремому тексті: заява чи дозвіл на роботу. Для цілісної картини обов’язків роботодавця загляньте на сторінку найм іноземців.

Стисло — пункти

• Базовий термін: як правило, 7 робочих днів від повної заяви (справи без роз’яснювального провадження) — biznes.gov.pl.
• Подовжений термін: до 30 днів (а в особливо складних справах довше), коли PUP проводить роз’яснювальне провадження — biznes.gov.pl.
• Старт відліку: термін відлічується від повної та правильної заяви, а не від першої спроби.
• Форма: від 1 червня 2025 р. виключно в електронній формі через praca.gov.pl — папір не приймається.
• Легальний старт роботи: лише після внесення до реєстру та укладення письмового договору; робота до внесення є нелегальною — PIP.
• Що пришвидшує: повнота, правильні дані, громадянство, що кваліфікується (Вірменія, Білорусь, Молдова, Україна), відсутність підстав для з’ясувань.

Найчастіші запитання (FAQ)