У вас зареєстрована заява про доручення роботи (oświadczenie o powierzeniu pracy), і ви запитуєте «заява чи договір доручення — чи можу я найняти іноземця за договором доручення, чи це обов’язково має бути трудовий договір?». Це поширений момент для роботодавця: заява визначає, на яких умовах ви доручаєте роботу, але сама по собі не є договором — договір з іноземцем потрібно укласти окремо, ще до першого дня роботи. Цей посібник — це порівняльний помічник для вибору форми договору в межах заяви; він не повторює, чим є заява чи як її заповнити (це ви знайдете в посібнику про заяву про доручення роботи та у спорідненому матеріалі як заповнити заяву про доручення роботи). Тут ми зосереджуємося виключно на виборі та формі договору: трудовий договір проти договору доручення проти договору про виконання роботи (umowa o dzieło), і що має узгоджуватися із заявою. Ми не є державним органом чи адвокатською конторою — у конкретиці (внески, суми, строки повідомлень) ми відсилаємо до офіційних джерел. Повний контекст ви знайдете в посібнику з легалізації працевлаштування іноземців.
Найкоротша відповідь: заява — це не договір
Заява про доручення роботи і договір з іноземцем — це дві різні речі, які мають пасувати одна до одної. Заява, внесена до обліку повітового управління праці (PUP), встановлює умови доручення: хто виконує роботу, на якій посаді й за яку винагороду. Договір — це окремий документ, який ці умови реалізує на практиці, і саме він вирішує, чи наймаєте ви іноземця на повну ставку, чи за цивільно-правовим договором.
З погляду питання «заява чи договір доручення» правило просте: заява не нав’язує форму договору — ви можете найняти і за трудовим договором, і за договором доручення. Але є жорстка умова: вид договору має відповідати характеру роботи, а її умови не можуть бути гіршими за вписані в заяві. Договір доручення не може маскувати типові трудові відносини, а винагорода чи посада не можуть бути нижчими за задекларовані. Порушення будь-якого з цих правил означає нелегальну роботу. Обов’язки роботодавця в цій сфері збирає biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця.
Письмовий договір до початку роботи — це обов’язок
Незалежно від того, яку форму ви оберете, послідовність задана наперед: спочатку договір, потім робота. Роботодавець зобов’язаний укласти з іноземцем письмовий договір ще до допущення його до роботи — цього не зробити «принагідно» під час роботи або вже після факту. Це один із пунктів, які перевіряють найчастіше.
До цього додається обов’язок, про який легко забути: договір потрібно надати іноземцеві у зрозумілий для нього спосіб, тобто разом із перекладом мовою, якою він володіє, якщо він не знає польської настільки, щоб зрозуміти зміст. Іноземець повинен знати, на яких умовах він працює — це не формальність, а умова легальності працевлаштування. Обсяг цих обов’язків підтверджує biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця. Роботу без укладеного заздалегідь письмового договору ви не виправите пізнішим підписом — це вже нелегальне доручення роботи, а Державна інспекція праці (PIP) розглядає це як порушення з підвищеними від 1 червня 2025 р. санкціями.
Умови договору не можуть бути гіршими, ніж у заяві
Це суть зв’язку «заява і договір». Заява декларує органу, на яких умовах ви доручите роботу іноземцеві — насамперед посаду й винагороду не нижчу за вказану. Договір, який ви потім укладаєте, має ці умови відображати або покращувати, але ніколи не погіршувати.
На практиці це означає, що якщо в заяві ви вписали певну винагороду, договір не може передбачати нижчої; якщо ви вказали конкретну посаду, іноземець не може фактично виконувати іншу, гірше оплачувану роботу. Розбіжність між заявою й договором — особливо у винагороді та посаді — це нелегальна робота, навіть якщо сам договір підписаний і іноземець має чинну підставу для перебування. Тому форму й зміст договору планують під заяву, а не навпаки. Як правильно вписати ці умови на етапі заяви, показує споріднений матеріал як заповнити заяву про доручення роботи. Вимогу узгодженості підтверджує biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця.
Договір доручення чи про виконання роботи не може маскувати трудові відносини
Найпоширеніша пастка під час вибору форми договору для іноземця — це вдатися до договору доручення або договору про виконання роботи там, де характер роботи відповідає трудовим відносинам. Форма договору має пасувати до того, як робота справді виконується, а не до того, що для роботодавця зручніше з погляду внесків.
Якщо іноземець працює у визначені години, у місці й під керівництвом роботодавця, виконуючи повторювані завдання на його користь — це ознаки трудових відносин, які мають ґрунтуватися на трудовому договорі, навіть якщо його назвали «дорученням». Такий удаваний цивільно-правовий договір може оскаржити PIP і встановити наявність трудових відносин з наслідками для роботодавця. У випадку з іноземцем ставка подвійна: оскаржена форма договору здатна потягнути за собою звинувачення в неправильному дорученні роботи. Масштаб санкцій описує Державна інспекція праці (PIP). Правило таке: обирайте форму, що відповідає реальному характеру роботи — тоді договір безпечний і в межах заяви, і перед перевіркою.
Порівняння за пунктами: коли який договір
Зведене зіставлення форм договору в межах заяви — з перспективи роботодавця, що наймає іноземця, без точних чисел (внески й навантаження перевіряйте в джерелі):
- Трудовий договір — коли робота має ознаки трудових відносин: сталі години, місце, підпорядкування, повторювані обов’язки. Найбезпечніший перед перевіркою PIP; дає іноземцеві повний трудовий захист. Стандартний вибір, коли співпраця стала й підпорядкована.
- Договір доручення — коли робота полягає у сумлінному виконанні дій без жорсткого підпорядкування (напр., завдання, що доручаються, більша самостійність). Допустимий у межах заяви, доки реально не є прихованою повною ставкою і умови не гірші, ніж у заяві.
- Договір про виконання роботи — лише коли результатом є конкретний, визначений підсумок (твір/виріб), а не поточне надання праці. Найвужче застосування; за типового, безперервного працевлаштування іноземця зазвичай неадекватний і ризикований під час перевірки.
- Спільне правило для всіх трьох: форма має відповідати характеру роботи, а посада й винагорода не можуть бути гіршими, ніж у заяві. Договір завжди письмовий і до початку роботи, з перекладом, зрозумілим для іноземця.
Відмінності в навантаженнях (внески ZUS, податки) за кожної форми перевіряйте на biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця.
Обов’язки після вибору договору: ZUS і повідомлення про роботу
Вибір форми договору — це ще не кінець: із кожною з них пов’язані обов’язки щодо повідомлень, які роботодавець мусить виконати, щоб працевлаштування іноземця було повністю легальним. Обсяг повідомлень різниться залежно від форми договору, тому рішення «повна ставка чи доручення» варто ухвалювати з усвідомленням того, що за ним стоїть.
По-перше, реєстрація для страхування в ZUS — правила й строки залежать від виду договору (трудовий договір і договір доручення підлягають обов’язку реєстрації, договір про виконання роботи керується окремими правилами). По-друге, повідомлення про початок роботи іноземцем в інформаційно-телекомунікаційній системі, пов’язаній із заявою — роботодавець інформує орган, що іноземець справді почав (або не приступив до) роботи. По-третє, надалі діє обов’язок перевірити чинну підставу для перебування іноземця перед допущенням до роботи та зберігати її копію. Конкретних строків і бланків ми тут жорстко не наводимо — перевірте їх на biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця. Нагадуємо також: від 1 червня 2025 р. заяви подаються виключно електронно через портал praca.gov.pl — і через той самий канал реалізуються пов’язані повідомлення.
Коли заяви недостатньо для цього договору
Іноді вибір форми договору виявляє, що сам шлях заяви завузький для того, що ви плануєте. Якщо співпраця має бути довшою, ніж дозволяє заява, або виходить за межі спрощеного шляху, жодна форма договору цього не «виправить» — потрібна інша підстава для роботи.
У такій ситуації рішенням є не маневрування з видом договору, а перехід на дозвіл на роботу, що видається воєводою (детальніше про вибір шляху в спорідненому матеріалі заява чи дозвіл на роботу). Лише коли ви маєте належну підставу для роботи, ви добираєте під неї форму договору за тими самими правилами: відповідність задекларованим умовам і відповідність характеру роботи. Альтернативний шлях описує biznes.gov.pl — дозвіл на роботу. Повний набір обов’язків роботодавця для кожного зі шляхів збирає сторінка для роботодавця.
Найчастіші запитання (FAQ)
Чи маючи заяву я мушу найняти іноземця за трудовим договором?
Ні. Заява не нав’язує форми договору — ви можете обрати трудовий договір або цивільно-правовий договір (доручення), якщо форма відповідає характеру роботи, а умови не гірші, ніж у заяві. Обсяг допустимих форм підтверджує biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця.
Чи можу я найняти іноземця із заявою за договором доручення?
Так, договір доручення допустимий — за умови, що робота справді має характер доручення, а не прихованої повної ставки, і що ні винагорода, ні посада не нижчі, ніж у заяві. Удаване доручення може оскаржити Державна інспекція праці (PIP).
Що станеться, якщо умови в договорі будуть гіршими, ніж у заяві?
Це нелегальна робота — навіть за підписаного договору й чинного перебування. Посада й винагорода в договорі не можуть бути гіршими, ніж задекларовані в заяві. Правило узгодженості описує biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця; як правильно вписати умови, показує споріднений матеріал як заповнити заяву про доручення роботи.
Коли потрібно підписати договір з іноземцем?
Письмовий договір укладають до початку роботи й передають іноземцеві у зрозумілій для нього формі (з перекладом, коли він не знає польської). Допущення до роботи без укладеного заздалегідь договору — це нелегальне доручення роботи — див. biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця.
Чи після вибору договору я мушу щось повідомляти до ZUS і органу?
Так. З договором пов’язані реєстрації для страхування в ZUS (обсяг залежить від форми договору) та повідомлення про початок роботи іноземцем у системі, пов’язаній із заявою. Строки й бланки перевірте на biznes.gov.pl — обов’язки роботодавця; повідомлення обслуговує praca.gov.pl.
Що, якщо робота має тривати довше, ніж дозволяє заява?
Жодна форма договору цього не змінить — вам потрібна інша підстава для роботи, найчастіше дозвіл на роботу у воєводи. Вибір шляху описує споріднений матеріал заява чи дозвіл на роботу, а процедуру — biznes.gov.pl — дозвіл на роботу.