Питання «заява про доручення роботи чи дозвіл на роботу — що обрати» виникає щоразу, коли роботодавець хоче легально найняти іноземця. Це два різні підстави для праці, які ведуть до однієї мети, але різняться тим, хто може ними скористатися, який орган їх видає і наскільки вони гнучкі на практиці. Вибір неправильного шляху — це втрачений час: документ, залишений без розгляду, або непотрібно довга процедура. Цей путівник — це компаратор для прийняття рішення: він не повторює визначень кожної підстави (їх ви знайдете окремо — у путівниках про заяву про доручення роботи та про дозвіл на роботу), а показує різницю між ними й допомагає обрати правильний варіант. Ми не є ні органом влади, ні юридичною канцелярією — у конкретиці (збори, строки, документи) відсилаємо до офіційних джерел. Повний контекст знайдете в путівнику з легалізації працевлаштування іноземців.
Найкоротша відповідь: коли що
Перш ніж перейти до деталей, проста вирішальна правило з погляду роботодавця:
- Заяви достатньо, коли ви наймаєте громадянина Вірменії, Білорусі, Молдови або України, а робота вписується в рамки спрощеного шляху (коротший, обмежений період) — це найпростіша і найшвидша дорога.
- Дозвіл на роботу потрібен у решті випадків: інше громадянство, довша робота, відрядження з-за кордону, посада в правлінні або сезонна робота.
Інакше кажучи: заява — це вузька хвіртка для громадян чотирьох держав, а дозвіл — універсальна дорога: для всіх інших і для кожної нетипової ситуації.
Для кого заява, а для кого дозвіл
Це перший і найважливіший критерій вибору — він визначає шлях, перш ніж ви дійдете до періоду роботи чи формальностей.
Заявою може скористатися виключно роботодавець, який наймає громадянина однієї з чотирьох держав: Вірменії, Білорусі, Молдови або України. Це закритий перелік — громадянин будь-якої іншої країни з цього шляху виключений. Важлива зміна: з 1 грудня 2025 р. Грузія випала з переліку «заявних» держав. Громадянин Грузії вже не може розпочати роботу за новою заявою — він перейшов на шлях дозволу (звичайного або сезонного). Старіші довідники досі вказують Грузію як «заявну» країну, і сьогодні це помилка. Актуальний перелік підтверджує biznes.gov.pl — заява про доручення роботи, а зміну — повідомлення повітового бюро праці (PUP) у Пясечні.
Дозвіл на роботу — це шлях для будь-якого іншого іноземця з-поза ЄС, який не кваліфікується до спрощеного шляху і не звільнений від обов’язку: для громадян держав, яких немає в «заявному» переліку, для громадян Грузії (з 1 грудня 2025 р.), а також для ситуацій, що виходять за межі звичайного працевлаштування в польського роботодавця. Хто конкретно потребує дозволу, описує biznes.gov.pl — дозвіл на роботу та урядова «Зелена лінія» (Zielona Linia).
Практичний висновок: якщо ви наймаєте громадянина Вірменії, Білорусі, Молдови або України — почніть із перевірки, чи не достатньо вам заяви. Лише коли вона відпадає, ви йдете в дозвіл.
Який орган і яка процедура
Другий критерій — це орган, який веде справу. Заяву реєструє повітове бюро праці (powiatowy urząd pracy, PUP) — записом до обліку, а не в повному адміністративному провадженні, тому це швидше. Дозвіл на роботу видає воєвода у формі адміністративного рішення (а при сезонній роботі — староста за посередництвом PUP), тож процедура за своєю природою більш розгорнута.
Спільний знаменник обох шляхів: з 1 червня 2025 р. діє повна електронізація. Як заяви, так і клопотання про дозвіл подають виключно через портал praca.gov.pl — документи в іншій формі залишають без розгляду. В обох випадках роботодавець повинен мати обліковий запис на порталі та електронний підпис (довірений профіль — profil zaufany — або кваліфікований підпис). Зміни описує повідомлення praca.gov.pl — зміни з 1.06.2025.
Пам’ятайте також про розрізнення систем: тор праці (заяви, дозволи → praca.gov.pl, PUP, воєвода) — це інша система, ніж тор перебування (віза, карта побиту → Управління у справах іноземців). Жодна з підстав для праці не дає права перебування — обидва тори ведуть паралельно; докладніше в путівнику з легалізації.
Час, вартість і гнучкість
Конкретних зборів і строків ми свідомо не наводимо тут жорстко — вони встановлюються офіційно, різняться й бувають змінені новелізаціями (їх перевірите на biznes.gov.pl — заява про доручення роботи та biznes.gov.pl — дозвіл на роботу). У порівняльному розрізі: заява як облікова процедура швидша і має коротший, обмежений період доручення роботи; дозвіл вимагає більше часу, але дозволяє довше й повторюване працевлаштування та охоплює ширший спектр ситуацій (робота в польського роботодавця, правління юридичної особи, відрядження з-за кордону, сезонна робота). Обидва пов’язані з адміністративним збором — суми підтверджуйте в джерелі.
Одна важлива зміна на боці дозволу діє на користь роботодавців: з 1 червня 2025 р. скасовано так званий тест ринку праці (інформацію старости). Раніше потрібно було спершу заявити пропозицію в бюро праці й вичекати на підтвердження відсутності охочих із місцевого ринку — що подовжувало процедуру на тижні. Цього кроку вже немає, тож часова дистанція між заявою і дозволом реально скоротилася. Це підтверджує воєводське бюро праці (WUP) у Кракові. Деталі розгортаємо в путівнику про дозвіл на роботу.
Порівняння в пунктах
Зведене зіставлення критеріїв вибору — без жорстких чисел, з відсиланням до джерел:
- Хто має право: заява → лише громадяни Вірменії, Білорусі, Молдови, України. Дозвіл → решта іноземців з-поза ЄС (зокрема Грузія з 1.12.2025).
- Який орган: заява → повітове бюро праці (запис до обліку). Дозвіл → воєвода (рішення); сезонний → староста через PUP.
- Характер процедури: заява → спрощена, облікова. Дозвіл → повне адміністративне провадження.
- Спосіб подання: обидва → виключно електронно через praca.gov.pl (з 1.06.2025).
- Період роботи: заява → обмежений, коротший. Дозвіл → довший, з можливістю продовження.
- Спектр: заява → просте працевлаштування. Дозвіл → також відрядження, правління, сезонна робота.
- Хто подає: обидва → роботодавець, а не іноземець.
Числові деталі кожної позиції перевірите на biznes.gov.pl.
Як перейти із заяви на дозвіл
Часта ситуація: ви починаєте із заяви, бо так було швидше, а через певний час хочете, щоб працівник залишився довше. Це природна дорога — вона не вимагає переривання співпраці, якщо запланувати її заздалегідь.
Коли період заяви добігає кінця, а працевлаштування має тривати далі або виходить за межі спрощеного шляху, роботодавець подає клопотання про дозвіл на роботу воєводі — так само електронно через praca.gov.pl. Ключове правило: подайте на дозвіл, перш ніж заява втратить чинність, щоб не виникла прогалина в легальності. Жоден день роботи без чинної підстави — це нелегальна робота: зі штрафами для роботодавця й ризиком для працівника. Масштаб санкцій (підвищених з 1 червня 2025 р.) описує Державна інспекція праці (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP). Як зареєструвати першу заяву, показуємо в путівнику як заповнити заяву про доручення роботи.
Зв’язок із єдиним дозволом на проживання і роботу
При тривалішій співпраці є ще третя можливість. Окрім «чистого» дозволу на роботу існує єдиний дозвіл на тимчасове проживання і роботу — один документ, що поєднує підставу для праці з підставою для перебування. Це рішення для іноземця, який має намір довше жити й працювати в Польщі: замість двох окремих торів він подає одне клопотання про карту побиту, що охоплює також роботу.
З погляду вибору шляху: заява й дозвіл на роботу розв’язують лише питання праці, а єдиний дозвіл поєднує працю й перебування — але веде його воєвода в торі перебування (з 27 квітня 2026 р. клопотання про перебування подають виключно електронно через портал MOS (електронний модуль)), тобто в іншій системі, ніж praca.gov.pl. Деталі знайдете в Управлінні у справах іноземців (Urząd do Spraw Cudzoziemców, UdSC) та в путівнику з легалізації. Обов’язки роботодавця при кожному зі шляхів збирає сторінка для роботодавця.
Найчастіші запитання (FAQ)
Що швидше — заява чи дозвіл на роботу?
Зазвичай заява, бо це облікова процедура в бюро праці, а не повне адміністративне провадження, як при дозволі, що його видає воєвода. Конкретних строків ми не наводимо жорстко — перевірте їх на biznes.gov.pl — заява про доручення роботи та biznes.gov.pl — дозвіл на роботу.
Я наймаю громадянина України — чи мушу вибирати між заявою і дозволом?
Найчастіше достатньо простішої заяви, бо Україна є в переліку «заявних» держав. По дозвіл звертаєтеся лише тоді, коли робота має тривати довше або виходить за межі спрощеного шляху. Деталі: заява про доручення роботи та дозвіл на роботу.
Я громадянин Грузії — що з них мене стосується?
З 1 грудня 2025 р. Грузії вже немає в переліку «заявних» держав, тож заява відпадає — вам потрібен дозвіл на роботу або дозвіл на сезонну роботу. Заяви, отримані до цієї дати, зберігають чинність до кінця періоду. Це підтверджує PUP у Пясечні.
Чи можу я спершу найняти за заявою, а потім перейти на дозвіл?
Так — це типова дорога. Коли наближається кінець періоду заяви, а співпраця має тривати далі, роботодавець подає клопотання про дозвіл воєводі. Зробіть це заздалегідь, перш ніж заява втратить чинність, щоб не виникла прогалина в легальності.
Чи дає заява або дозвіл право перебування в Польщі?
Ні. Обидва — це виключно підстави для праці. Право перебування дає окремий документ — віза, карта побиту або єдиний дозвіл на проживання і роботу. Ці тори треба вести паралельно; правила перебування описує Управління у справах іноземців.
Хто подає документ — працівник чи роботодавець?
В обох шляхах його подає роботодавець (суб’єкт, який доручає роботу), електронно через praca.gov.pl. Іноземець надає дані й документи, але формально не звертається ні про заяву, ні про дозвіл. Обов’язки наймача збирає сторінка для роботодавця.