Аутсорсинг і субпідрядники — хто відповідає за легальність праці іноземця

Найдорожче непорозуміння в цій темі звучить так: «це не мої люди, а субпідрядника — не моя відповідальність». Право каже щось прямо протилежне. Відповідальність за доручення роботи іноземцеві без дійсного документа на перебування сягає вгору ланцюгом — до виконавця, до генерального виконавця і до кожного субпідрядника, який посередничає між ними.

Добра новина в тому, що закон дає конкретний щит і його можна впровадити двома діями. Треба лише знати, якими.

Підстава: закон, про який мало хто пам’ятає

Правила відповідальності в ланцюгу замовлень не в Кодексі праці й не в приписах про працевлаштування іноземців. Вони сидять в окремому акті: Законі від 15 червня 2012 р. про наслідки доручення виконання роботи іноземцям, які перебувають всупереч приписам на території РП (Dz.U. 2012 poz. 769). Він впроваджує директиву 2009/52/ЄС.

⚠️ Цей закон досі чинний. Реформа 2025 р. замінила приписи про працевлаштування іноземців, але не скасувала закону 2012 р. — це два різні акти з різним обсягом. Не шукайте цих правил у новому законі, бо їх там немає.

Закон стосується іноземця у вузькому значенні: особи, яка не є громадянином ЄС, ЄАВТ/ЄЕП чи Швейцарії, ані членом родини такої особи.

Два ваші основні обов’язки — перш ніж хтось почне працювати

• Ст. 2 — вимагайте документ ПЕРЕД початком роботи. Суб’єкт, що доручає роботу, зобов’язаний вимагати від іноземця пред’явлення дійсного документа, що дає право на перебування — і саме перед початком роботи, а не протягом першого тижня.
• Ст. 3 — зберігайте копію ВЕСЬ період роботи. Не «до часу перевірки», не «протягом року». Весь період виконання роботи цим іноземцем.

🔴 Це не формальність, а умова безкарності. Згідно зі ст. 13 не підлягає покаранню той, хто сукупно: виконав обов’язки зі ст. 2 і 3 (хіба що знав, що документ підроблений) та зареєстрував іноземця в системі соціального страхування, якщо такий обов’язок випливає з приписів. Відсутність одного з цих елементів руйнує всю оборонну конструкцію.

Відповідальність іде вгору ланцюгом

Це суть теми і та частина, яка дивує будівельні, виробничі й логістичні фірми.

Коли роботу доручив субпідрядник — платить виконавець (ст. 6). Якщо суб’єктом, що доручив роботу іноземцеві без дійсного документа, є субпідрядник, то виконавець зобов’язаний виплатити присуджену заборговану винагороду разом із виплатами, покрити витрати на пересилання цих сум до держави, до якої іноземець повернувся або був видворений, та понести витрати його видворення — якщо субпідрядник є неплатоспроможним, стягнення з нього виявиться безрезультатним, або за це промовляє особливо важливий інтерес іноземця.

Генеральний виконавець і посередники — солідарно (ст. 7). Генеральний виконавець та кожен субпідрядник-посередник між ним і суб’єктом, що доручив роботу, солідарно зобов’язані до тих самих виплат — якщо знали, що роботу доручено іноземцеві без дійсного документа.

🥇 Різниця між ст. 6 і ст. 7 практична, а не академічна. Виконавець відповідає за свого безпосереднього субпідрядника незалежно від обізнаності — достатньо його неплатоспроможності. Ланки далі в ланцюгу відповідають лише коли знали. Що ближче ви до суб’єкта, який доручив роботу, то важче захищатися.

⚠️ Регрес існує, але це слабка втіха. Хто здійснив виплату, може вимагати повернення від суб’єкта, який фактично доручив роботу (ст. 8) — тільки стягує це з фірми, яка щойно виявилася неплатоспроможною.

Щит: належна старанність, тобто дві конкретні дії

Тут найважливіша практична інформація всього тексту. Ст. 6 п. 2 звільняє від відповідальності виконавця, який доведе, що виконав вимоги належної старанності, а закон вказує, у чому вони полягають — зокрема:

1. поінформував субпідрядника про наслідки доручення роботи іноземцеві, який перебуває без дійсного документа на перебування,
2. перевірив виконання обов’язку реєстрації іноземця в системі соціального страхування, якщо такий обов’язок випливає з чинних приписів.

Той самий захист належить генеральному виконавцеві та субпідрядникам-посередникам (ст. 7 п. 2).

🥇 Операційний висновок: обидві дії мусять залишити слід. Усне «ми їм казали» нічого не доводить. На практиці це означає застереження в договорі із субпідрядником разом з окремим письмовим попередженням про наслідки та задокументовану перевірку реєстрації в ZUS — з датою, поіменним списком і підписом особи, яка перевіряла. Це дешева дія, яка в спорі варта всієї суми вимоги.

Презумпції, які діють проти вас

Навіть коли до справи дійде, вихідна точка не є нейтральною — закон приймає припущення, вигідні для іноземця:

• Презумпція 3 місяців працевлаштування. При стягненні заборгованої винагороди з трудових відносин презюмується існування трудових відносин протягом 3 місяців, хіба що роботодавець або іноземець доведуть інший період (ст. 4 п. 2).
• Презумпція потрійної мінімальної зарплати. При дорученні роботи на іншій підставі, ніж трудові відносини, презюмується, що узгоджена винагорода становила потрійний розмір мінімальної заробітної плати, хіба що буде доведено інше (ст. 4 п. 4).

🔴 Прочитайте це друге речення ще раз. При цивільних договорах без документації вихідною точкою є потрійна мінімальна зарплата за три місяці — і саме ви маєте довести, що було інакше. Відсутність паперів працює тут не на вашу користь, а проти вас.

Кримінальні санкції — від штрафу до позбавлення волі

• Ст. 9 — доручення роботи багатьом іноземцям без дійсного документа: штраф або покарання обмеженням волі. Тому самому покаранню підлягає доручення роботи неповнолітньому іноземцеві та наполегливе доручення роботи у зв’язку з господарською діяльністю.
• Ст. 10 — доручення роботи в умовах особливої експлуатації: позбавлення волі до 3 років. Закон визначає ці умови як разюче відмінні від умов осіб, які працюють легально, такі, що порушують права й принижують людську гідність, впливають особливо на здоров’я чи безпеку. Те саме покарання загрожує при дорученні роботи іноземцеві, потерпілому від злочину торгівлі людьми.
• Ст. 11 — наполегливе доручення роботи, коли робота не пов’язана з господарською діяльністю: штраф до 10 000 злотих.
• Ст. 12 — при засудженні за злочин зі ст. 9 або 10 суд може призначити заборону доступу до публічних коштів на строк від року до 5 років і стягнути повернення коштів, отриманих протягом 12 місяців перед вироком.

⚠️ Заборона доступу до публічних коштів буває болючішою за штраф — для фірми, яка бере участь у тендерах чи користується дофінансуванням, це санкція, що б’є в бізнес-модель, а не в касу. Каталог покарань за нелегальне працевлаштування ми зібрали окремо: штрафи за нелегальне працевлаштування іноземця.

Окремий ризик: удаваний аутсорсинг

Навіть коли всі в ланцюгу мають документи в порядку, залишається питання, чи це взагалі аутсорсинг.

Державна інспекція праці визначає аутсорсинг як виокремлення зі структури підприємства виконуваних функцій і передання їх іншим суб’єктам, причому істотною ознакою є відсутність безпосереднього і постійного підпорядкування виконавців суб’єктові, що користується послугою.

Інспектор визнає аутсорсинг удаваним, коли на практиці відбувається направлення людей на роботу до «роботодавця-користувача» без реєстрації як тимчасової праці. Сигнали, на які вказує PIP:

• особи залишаються під наглядом і керівництвом суб’єкта, що користується послугами,
• виконують дії разом із вашими працівниками, у тій самій організації праці,
• «аутсорсингова» фірма не має спеціалізації у виокремленій сфері.

Інспектор досліджує тоді правове й фактичне підпорядкування, те, хто віддає розпорядження, хто надає обладнання і хто організовує роботу. Більше про сам перебіг перевірки: контроль PIP та Прикордонної служби, а повний опис позиції PIP — на сторінці Окружної інспекції праці в Ольштині.

🔴 Якщо аутсорсинг виявиться удаваним, то фактичним роботодавцем є ви — з усіма обов’язками, зокрема внесковими й легалізаційними. Тоді немає «ланцюга», від якого можна відсунутися: легальність праці кожного іноземця в цій групі обтяжує вас безпосередньо. Надання послуг тимчасової праці без запису до реєстру агенцій окремо загрожує штрафом — актуальну підставу й межі перевірте у джерелі, бо приписи про ринок праці у 2025 р. були перебудовані, а публікації до реформи відсилають до нечинних статей.

Контрольний список для фірми, що користується субпідрядниками

1. Впишіть у договір застереження про заборону доручати роботу іноземцям без дійсного документа на перебування і про обов’язок інформувати вас про зміни.
2. Вручіть окреме письмове попередження про наслідки — це не те саме, що застереження в договорі, і саме про нього говорить ст. 6 п. 2.
3. Перевіряйте реєстрацію в системі соціального страхування і документуйте цю перевірку — дата, список осіб, підпис.
4. Повторюйте перевірку циклічно, а не лише при підписанні договору. Склад працівників субпідрядника змінюється протягом контракту.
5. Перевірте, чи посередник є в реєстрі агенцій — як це зробити, ми описали в тексті як перевірити агенцію в KRAZ.
6. Переконайтеся, що це справді аутсорсинг — якщо ваші керівники віддають цим людям розпорядження, ймовірно, ні.
7. Зберігайте докази весь період співпраці — презумпції зі ст. 4 обертають відсутність документації проти вас.

Ширший контекст обов’язків: як найняти іноземця та легалізація працевлаштування для фірм.

Найчастіші запитання (FAQ)