Є обов’язок, який випадає з більшості фірмових чек-листів, бо виглядає як один із кількох схожих «звітів»: договір, укладений з іноземцем, треба передати тому органу, який видав дозвіл на роботу або вніс заяву про доручення роботи до реєстру — і зробити це ПЕРЕД дорученням роботи, а не після. Це не звітування до ZUS і не повідомлення про початок роботи. Це окрема дія з власною правовою підставою і власною санкцією.
Нижче: що саме треба надіслати, коли, через яку систему, кого обов’язок не стосується і що змінилося 20 червня 2026 р. — а також чого тоді не змінили, бо саме тут найлегше помилитися.
Три обов’язки, які легко переплутати
Фірми плутають їх регулярно і вважають, що коли зробили одне, то зробили все. Це три різні речі в трьох різних моментах:
- Укладення договору в письмовій формі — перед допуском іноземця до роботи. Підстава: ст. 5 ч. 1 закону від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям.
- Передання договору органу через телеінформаційну систему — перед дорученням роботи. Підстава: ст. 17 ч. 1 п. 2 (шлях дозволу) або ст. 68 ч. 1 п. 2 (шлях заяви) того самого закону. Це тема цього тексту.
- Повідомлення про початок або непочаток роботи — окрема дія, якою роботодавець інформує орган, що іноземець справді почав працювати. Ми описали її в тексті про заяву про доручення роботи.
🔴 Пункт 2 не замінює пункту 3 і навпаки. Надіслане повідомлення про початок роботи не звільняє від передання договору, а передання договору не є повідомленням.
Коли: «перед дорученням роботи», тобто перш ніж будь-хто почне працювати
Закон не дає тут вікна, відлічуваного в днях після старту. Норма прямо говорить про передання перед дорученням роботи іноземцеві. Практична послідовність виглядає так:
- ви маєте дозвіл на роботу або внесену до реєстру заяву,
- укладаєте з іноземцем письмовий договір,
- передаєте його органу через систему,
- і аж тепер допускаєте іноземця до роботи.
⚠️ Один виняток і тільки один: якщо роботу доручено на підставі договору про допомогу при зборі врожаю, строк діє навпаки — 7 днів від дня доручення роботи. Цей виняток записано у ст. 17 ч. 1 п. 2, тобто у шляху дозволу. У нормі про заяву (ст. 68 ч. 1 п. 2) аналогічного винятку немає — там діє сам строк «перед дорученням роботи».
Що саме ви надсилаєте і якою мовою
Договір або його копію — завжди польською мовою. Закон вимагає польської версії документа, який передається органу, і не передбачає тут вибору мови.
Це поєднується з двома обов’язками щодо документації, про які варто пам’ятати в той самий момент:
- ст. 5 ч. 2 — якщо договір польською, а іноземець не володіє польською, перед підписанням ви подаєте йому зміст договору в письмовій формі у зрозумілій для нього версії і цю версію зберігаєте,
- ст. 5 ч. 3 — якщо договір складено іноземною мовою, ви зберігаєте його переклад польською, виконаний присяжним перекладачем зі списку Міністра юстиції.
🥇 Порушення ст. 5 ч. 2 карається так само, як брак передання договору — про це нижче. Це одне з найчастіших недоглядів: договір є, надісланий є, але працівник ніколи не отримав його змісту зрозумілою для себе мовою.
Через яку систему
Копію договору передають через телеінформаційну систему публічних служб зайнятості — praca.gov.pl, у послузі, описаній як «Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)». Функціональність запускали етапами: від 1 липня 2025 р. для заяв про доручення роботи і дозволів на сезонну роботу (староста), від 1 серпня 2025 р. для дозволів на роботу, які видає воєвода. Деталі: Zielona Linia.
Адресат — той орган, який видав ваш дозвіл або вніс вашу заяву: воєвода або староста, залежно від підстави. Не «служба зайнятості загалом».
Що змінилося 20 червня 2026 р., а що НІ
Тут найчастіше непорозуміння, бо про цю дату пишуть як про «новий обов’язок».
Сам обов’язок не новий. Передання договору перед дорученням роботи було записане вже в первісній редакції закону від 20 березня 2025 р., який набрав чинності 1 червня 2025 р. Якщо ви наймаєте іноземців на дозволі чи заяві і ніколи не надсилали договорів, заборгованість сягає тієї дати, а не червня 2026 р.
Що реально змінив закон від 15 травня 2026 р. (Dz.U. 2026 poz. 734, оприлюднений 5 червня 2026 р., чинний з 20 червня 2026 р.): нова редакція ст. 17 ч. 1 п. 2 і ст. 68 ч. 1 п. 2 допускає два канали замість одного:
- передання договору через телеінформаційну систему eUmowy, або
- передання копії договору через дотеперішню систему публічних служб зайнятості.
⚠️ Другий канал поки що є анонсом, а не вибором на цей тиждень. Той самий закон (ст. 6) дає міністрові у справах праці до 3 років від набрання чинності на надання функціональностей eUmowy і зобов’язує оголосити комунікат про строк їх запуску. Доки комунікату немає, шляхом, яким ви реально надсилаєте документ, залишається praca.gov.pl.
Кого обов’язок стосується, а кого ні
Стосується: суб’єкта, який доручає роботу іноземцеві на підставі дозволу на роботу (ст. 17), і польського суб’єкта, який доручає роботу на підставі заяви, внесеної до реєстру (ст. 68). Більше про обидва шляхи: дозвіл на роботу і заява про доручення роботи.
Із цих норм не випливає для працевлаштування громадянина України, який користується тимчасовим захистом, де легальність роботи спирається на повідомлення, що подається протягом 7 днів від початку роботи через praca.gov.pl — інша підстава, інший обов’язок, описаний у тексті про спецзакон.
🔴 Але зверніть увагу на ст. 5. Обов’язок укласти письмовий договір перед допуском до роботи і обов’язок подати його зміст зрозумілою мовою не прив’язані до шляху дозволу чи заяви — вони стосуються доручення роботи іноземцеві як такого. Працюючи на повідомленні, роботодавець відповідає за пункти 1 і 3 з початку тексту так само.
Санкція: від 1000 до 3000 злотих
За невиконання обов’язку зі ст. 5 ч. 2, ст. 17 ч. 1 п. 2 або ст. 68 ч. 1 п. 2 загрожує штраф від 1000 до 3000 злотих (ст. 84 ч. 6 закону від 20 березня 2025 р.).
⚠️ Не плутайте це зі штрафом за нелегальне доручення роботи, який починається від 3000 злотих і сягає 50 000 злотих (ст. 84 ч. 1). Брак передання договору сам собою не робить роботу нелегальною — це окреме правопорушення з власними межами. Повний перелік: штрафи за нелегальне працевлаштування іноземця.
Як вбудувати це у процес фірми
Найпростіший і найдієвіший запобіжник — перенести цю дію перед перший день роботи у внутрішній процедурі онбордингу, поряд із попереднім медоглядом і навчанням з BHP. Якщо ви ведете чек-лист відповідності, передання договору має стояти на етапі «перш ніж допустиш до роботи», а не серед звітів після початку роботи — бо саме там стоїть законний строк.
Практичний мінімум для документації на випадок перевірки: підтвердження надсилання з praca.gov.pl, польська версія договору і — коли працівник не знає польської — письмова зрозуміла для нього версія, подана перед підписанням. Ширше про обов’язки фірми: працевлаштування іноземця у фірмі.
Найчастіші питання (FAQ)
Чи достатньо надіслати договір один раз, при першому працевлаштуванні?
Обов’язок прив’язаний до договору з іноземцем, пов’язаного з конкретним дозволом або внесеною заявою, а не до фірми. При новому договорі з наступним іноземцем або при новій підставі роботи дію виконують заново.
Я надіслав повідомлення про початок роботи. Чи цього досить?
Ні. Це дві різні дії з різними правовими підставами. Повідомлення інформує орган, що робота почалася; передання договору є окремим обов’язком зі ст. 17 ч. 1 п. 2 або ст. 68 ч. 1 п. 2 і має раніший строк — перед дорученням роботи.
Договір українською, бо так було зручніше. Що тепер?
Органу ви передаєте версію польською мовою. Крім того, якщо договір складено іноземною мовою, ви зобов’язані зберігати його переклад польською, виконаний присяжним перекладачем (ст. 5 ч. 3).
Наймаю на заяві, а робота починається завтра вранці. Чи встигну?
Строк — «перед дорученням роботи», тож передання договору має відбутися до того, як працівник почне. Якщо не встигаєте, безпечніше перенести перший день роботи, ніж допускати до неї з непереданим договором.
Чи стосується цей обов’язок договору доручення, чи лише трудового договору?
Норми говорять про договір з іноземцем, а не про конкретний його вид. Про те, який договір можна укласти на даній підставі, ми пишемо в тексті який договір з іноземцем.
Веду допомогу при зборі врожаю. Справді маю 7 днів?
Так, але виключно для договору про допомогу при зборі врожаю і в шляху дозволу — строк тоді відлічують від дня доручення роботи. Поза цим випадком діє попередній строк.
Чи система eUmowy вже працює для договорів з іноземцями?
Закон від 15 травня 2026 р. допускає цей канал, але запуск функціональностей eUmowy міністр оголошує окремим комунікатом і має на це до 3 років від 20 червня 2026 р. Перед надсиланням перевірте, які послуги доступні на praca.gov.pl.