Есть обязанность, которая выпадает из большинства корпоративных чек-листов, потому что выглядит как одно из нескольких похожих «уведомлений»: договор, заключённый с иностранцем, нужно передать тому органу, который выдал разрешение на работу или внёс заявление о поручении работы в реестр — и сделать это ДО поручения работы, а не после. Это не отчётность в ZUS и не уведомление о начале работы. Это отдельное действие со своим правовым основанием и своей санкцией.
Ниже: что именно надо отправить, когда, через какую систему, кого обязанность не касается и что изменилось 20 июня 2026 г. — а также чего тогда не изменили, потому что именно здесь легче всего ошибиться.
Три обязанности, которые легко перепутать
Фирмы путают их регулярно и считают, что раз сделали одно, значит сделали всё. Это три разные вещи в три разных момента:
- Заключение договора в письменной форме — до допуска иностранца к работе. Основание: ст. 5 ч. 1 закона от 20 марта 2025 г. об условиях допустимости поручения работы иностранцам.
- Передача договора органу через телеинформационную систему — до поручения работы. Основание: ст. 17 ч. 1 п. 2 (путь разрешения) либо ст. 68 ч. 1 п. 2 (путь заявления) того же закона. Это тема данного текста.
- Уведомление о начале или неначале работы — отдельное действие, которым работодатель сообщает органу, что иностранец действительно приступил к работе. Мы описали его в тексте о заявлении о поручении работы.
🔴 Пункт 2 не заменяет пункт 3 и наоборот. Отправленное уведомление о начале работы не освобождает от передачи договора, а передача договора не является уведомлением.
Когда: «до поручения работы», то есть прежде чем кто-либо начнёт работать
Закон не даёт здесь окна, отсчитываемого в днях после старта. Норма прямо говорит о передаче до поручения работы иностранцу. Практическая последовательность выглядит так:
- у вас есть разрешение на работу либо внесённое в реестр заявление,
- вы заключаете с иностранцем письменный договор,
- передаёте его органу через систему,
- и только теперь допускаете иностранца к работе.
⚠️ Одно исключение и только одно: если работа поручена на основании договора о помощи при сборе урожая, срок действует наоборот — 7 дней со дня поручения работы. Это исключение записано в ст. 17 ч. 1 п. 2, то есть в пути разрешения. В норме о заявлении (ст. 68 ч. 1 п. 2) аналогичного исключения нет — там действует сам срок «до поручения работы».
Что именно вы отправляете и на каком языке
Договор или его копию — всегда на польском языке. Закон требует польской версии документа, передаваемого органу, и не предусматривает здесь выбора языка.
Это соединяется с двумя обязанностями по документации, о которых стоит помнить в тот же момент:
- ст. 5 ч. 2 — если договор на польском, а иностранец не владеет польским, перед подписанием вы представляете ему содержание договора в письменной форме в понятной для него версии и эту версию храните,
- ст. 5 ч. 3 — если договор составлен на иностранном языке, вы храните его перевод на польский, выполненный присяжным переводчиком из списка Министра юстиции.
🥇 Нарушение ст. 5 ч. 2 наказывается так же, как отсутствие передачи договора — об этом ниже. Это одно из самых частых упущений: договор есть, отправлен, но работник никогда не получил его содержания на понятном ему языке.
Через какую систему
Копию договора передают через телеинформационную систему публичных служб занятости — praca.gov.pl, в услуге, описанной как «Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)». Функциональность запускали поэтапно: с 1 июля 2025 г. для заявлений о поручении работы и разрешений на сезонную работу (староста), с 1 августа 2025 г. для разрешений на работу, выдаваемых воеводой. Подробности: Zielona Linia.
Адресат — тот орган, который выдал ваше разрешение или внёс ваше заявление: воевода либо староста, в зависимости от основания. Не «служба занятости вообще».
Что изменилось 20 июня 2026 г., а что НЕТ
Здесь чаще всего возникает недоразумение, потому что об этой дате пишут как о «новой обязанности».
Сама обязанность не новая. Передача договора до поручения работы была записана уже в первоначальной редакции закона от 20 марта 2025 г., вступившего в силу 1 июня 2025 г. Если вы нанимаете иностранцев по разрешению или заявлению и никогда не отправляли договоров, задолженность уходит к той дате, а не к июню 2026 г.
Что реально изменил закон от 15 мая 2026 г. (Dz.U. 2026 poz. 734, опубликован 5 июня 2026 г., действует с 20 июня 2026 г.): новая редакция ст. 17 ч. 1 п. 2 и ст. 68 ч. 1 п. 2 допускает два канала вместо одного:
- передачу договора через телеинформационную систему eUmowy, либо
- передачу копии договора через прежнюю систему публичных служб занятости.
⚠️ Второй канал пока анонс, а не выбор на этой неделе. Тот же закон (ст. 6) даёт министру по делам труда до 3 лет со дня вступления в силу на предоставление функциональностей eUmowy и обязывает объявить коммуникат о сроке их запуска. Пока коммуниката нет, путём, которым вы реально отправляете документ, остаётся praca.gov.pl.
Кого обязанность касается, а кого нет
Касается: субъекта, поручающего работу иностранцу на основании разрешения на работу (ст. 17), и польского субъекта, поручающего работу на основании заявления, внесённого в реестр (ст. 68). Подробнее об обоих путях: разрешение на работу и заявление о поручении работы.
Из этих норм не следует для трудоустройства гражданина Украины, пользующегося временной защитой, где легальность работы опирается на уведомление, подаваемое в течение 7 дней с начала работы через praca.gov.pl — другое основание, другая обязанность, описанная в тексте о спецзаконе.
🔴 Но обратите внимание на ст. 5. Обязанность заключить письменный договор до допуска к работе и обязанность представить его содержание на понятном языке не привязаны к пути разрешения или заявления — они касаются поручения работы иностранцу как такового. Работая на уведомлении, работодатель отвечает за пункты 1 и 3 из начала текста точно так же.
Санкция: от 1000 до 3000 злотых
За неисполнение обязанности из ст. 5 ч. 2, ст. 17 ч. 1 п. 2 или ст. 68 ч. 1 п. 2 грозит штраф от 1000 до 3000 злотых (ст. 84 ч. 6 закона от 20 марта 2025 г.).
⚠️ Не путайте это со штрафом за нелегальное поручение работы, который начинается от 3000 злотых и достигает 50 000 злотых (ст. 84 ч. 1). Отсутствие передачи договора само по себе не делает работу нелегальной — это отдельное правонарушение со своими рамками. Полный перечень: штрафы за нелегальное трудоустройство иностранца.
Как встроить это в процесс фирмы
Самая простая и действенная страховка — перенести это действие до первого рабочего дня во внутренней процедуре онбординга, рядом с предварительным медосмотром и обучением по BHP. Если вы ведёте чек-лист соответствия, передача договора должна стоять на этапе «прежде чем допустишь к работе», а не среди отчётов после начала работы — потому что именно там стоит законный срок.
Практический минимум для документации на случай проверки: подтверждение отправки из praca.gov.pl, польская версия договора и — когда работник не знает польского — письменная понятная ему версия, представленная до подписания. Шире об обязанностях фирмы: трудоустройство иностранца в фирме.
Частые вопросы (FAQ)
Достаточно ли отправить договор один раз, при первом трудоустройстве?
Обязанность привязана к договору с иностранцем, связанному с конкретным разрешением или внесённым заявлением, а не к фирме. При новом договоре со следующим иностранцем или при новом основании работы действие выполняют заново.
Я отправил уведомление о начале работы. Этого достаточно?
Нет. Это два разных действия с разными правовыми основаниями. Уведомление сообщает органу, что работа началась; передача договора является отдельной обязанностью из ст. 17 ч. 1 п. 2 или ст. 68 ч. 1 п. 2 и имеет более ранний срок — до поручения работы.
Договор на украинском, потому что так было удобнее. Что теперь?
Органу вы передаёте версию на польском языке. Кроме того, если договор составлен на иностранном языке, вы обязаны хранить его перевод на польский, выполненный присяжным переводчиком (ст. 5 ч. 3).
Нанимаю по заявлению, а работа начинается завтра утром. Успею?
Срок — «до поручения работы», поэтому передача договора должна произойти прежде, чем работник начнёт. Если не успеваете, безопаснее перенести первый рабочий день, чем допускать к работе с непереданным договором.
Касается ли эта обязанность договора поручения или только трудового договора?
Нормы говорят о договоре с иностранцем, а не о конкретном его виде. О том, какой договор можно заключить на данном основании, мы пишем в тексте какой договор с иностранцем.
Веду помощь при сборе урожая. Правда есть 7 дней?
Да, но исключительно для договора о помощи при сборе урожая и в пути разрешения — срок тогда отсчитывают со дня поручения работы. Вне этого случая действует предварительный срок.
Работает ли система eUmowy уже для договоров с иностранцами?
Закон от 15 мая 2026 г. допускает этот канал, но запуск функциональностей eUmowy министр объявляет отдельным коммуникатом и имеет на это до 3 лет с 20 июня 2026 г. Перед отправкой проверьте, какие услуги доступны на praca.gov.pl.