Чек-лист комплаенса для работодателя — легальное трудоустройство иностранца

Чек-лист комплаенса для работодателя — это контрольный список, который вы проходите перед каждым новым трудоустройством иностранца и при каждой проверке. Мы собрали в нём все обязанности со стороны работодателя в той последовательности, в которой они реально возникают: что сделать перед допуском иностранца к работе, какие документы скомплектовать и хранить, какие уведомления подать и за чем следить в течение трудоустройства. Отправная точка — наш хаб: легализация трудоустройства иностранцев, а механизм процедуры описан на странице как легально нанять иностранца. С 1 июня 2025 г. штрафы за нелегальное поручение работы выросли, а проверку проводят параллельно Государственная инспекция труда (PIP) и Пограничная служба (SG) — поэтому стоит иметь каждый пункт отмеченным.

Как пользоваться чек-листом

Проходите этапы по порядку. Этап 1 — это условие допуска к работе; без него не двигайтесь дальше. Этапы 2–3 выполняете параллельно при трудоустройстве, а Этап 4 — это обязанности, которые длятся в течение всего сотрудничества. Возле каждого пункта, где важна конкретная сумма, сбор, бланк или срок, нажимайте ссылку на официальный источник — там актуальное состояние.

Этап 1 — Прежде чем допустить иностранца к работе

• Проверьте легальность пребывания. Иностранец должен иметь основание пребывания, дающее право на работу в Польше (напр. виза, карта побыта, безвизовый режим в разрешённых пределах). Проверьте вид и срок действия документа — не каждое основание пребывания позволяет работать. Перечень и правила: Управление по делам иностранцев (UDSC).
• Определите надлежащее основание для работы. В зависимости от гражданства и вида работы это будет заявление о поручении выполнения работы (oświadczenie o powierzeniu pracy), разрешение на работу (zezwolenie na pracę, напр. тип A), единое разрешение на пребывание и работу либо освобождение от обязанности иметь разрешение. Какой путь выбрать — смотрите на biznes.gov.pl — разрешение на работу.
• Получите основание ПЕРЕД началом работы. Документ, дающий право поручить работу (заявление, внесённое в реестр, или разрешение), должен быть действительным прежде чем иностранец начнёт работать, а не постфактум.
• Заключите договор письменно перед допуском к работе и предоставьте иностранцу его перевод на понятный ему язык. Условия договора должны соответствовать указанным в заявлении/разрешении.
• Передайте договор органу через систему — тоже до поручения работы. Договор или его копию на польском языке передают тому органу, который выдал разрешение или внёс заявление в реестр, через praca.gov.pl. Это обязанность, отдельная от уведомления о начале работы из этапа 3, а за её отсутствие грозит штраф 1000-3000 zł. Сроки, исключение при сборе урожая и изменение от 20 июня 2026 г.: передача договора с иностранцем в орган.
• Направьте на предварительный медосмотр и проведите инструктаж по охране труда (BHP) на тех же основаниях, что и польского работника, перед допуском к работе.

Этап 2 — Документы, которые нужно скомплектовать и хранить

• Копия документа, подтверждающего легальное пребывание иностранца — работодатель обязан её сделать и хранить в течение всего периода выполнения работы.
• Заявление о поручении работы, внесённое в реестр, либо разрешение на работу — экземпляр в документации.
• Договор (с переводом) и документы, подтверждающие условия трудоустройства в соответствии с основанием.
• Справка с предварительного медосмотра и карта инструктажа BHP.
• Подтверждения уведомлений (ZUS, возможные уведомления учреждений) — см. Этап 3.

Комплект документов держите в одном месте на случай проверки. Перечень нужных документов для выбранного пути подтвердите на biznes.gov.pl.

Этап 3 — Уведомления, регистрации и сроки

• Зарегистрируйте иностранца в страховании ZUS в установленный срок со дня возникновения трудовых отношений/поручения — как и любое другое застрахованное лицо. Правила и сроки: ZUS.
• Выполните уведомления учреждения, надлежащие для выбранного основания (напр. уведомление о начале или неуведомление о начале работы при заявлении). Актуальную обязанность и срок проверьте на biznes.gov.pl.
• Следите за сроками, вытекающими из основания для работы — период действия заявления/разрешения ограничен и определяет, как долго работа является легальной.
• Рассчитывайте налог и взносы в соответствии с налоговым резидентством и видом договора.

Этап 4 — В течение трудоустройства

• Контролируйте действительность пребывания и основания для работы. Когда приближается конец действия визы, карты побыта, заявления или разрешения — запускайте продление заранее, прежде чем документ утратит силу.
• Реагируйте на изменения условий. Изменение должности, объёма или условий может потребовать нового основания или обновления документов.
• Не допускайте к работе после утраты силы основания. День после утраты силы — это уже нелегальное поручение работы; даже во время идущей процедуры продления проверьте, разрешена ли работа в это время.
• Обновляйте документацию при каждом продлении и храните копии последующих документов о пребывании.

Что проверяет инспекция PIP и Пограничная служба

• Есть ли у иностранца легальное пребывание, дающее право на работу в период её выполнения.
• Существует ли действующее основание для поручения работы (заявление/разрешение) и было ли оно действительным до начала работы.
• Соответствуют ли фактические условия (должность, оплата, объём) указанным в основании и договоре.
• Хранит ли работодатель копию документа о пребывании и остальную документацию.
• Сделаны ли уведомления (ZUS, уведомления учреждений).

Частые ошибки работодателей

• Допуск к работе перед получением действующего основания («начнёт, а бумаги тем временем»).
• Работа не соответствующая условиям из заявления/разрешения (другая должность, ниже оплата).
• Отсутствие копии документа о пребывании в документации.
• Пропуск конца срока действия пребывания или основания и продолжение работы после его утраты.
• Использование нелегального агентства посредничества — ответственность всё равно ложится на работодателя-пользователя.

Связанное

• Как легально нанять иностранца — обязанности работодателя и штрафы (полное описание процедуры шаг за шагом)
• Легализация трудоустройства иностранцев — хаб