Чек-лист комплаєнсу для роботодавця — легальне працевлаштування іноземця

Чек-лист комплаєнсу для роботодавця — це контрольний список, який ви проходите перед кожним новим працевлаштуванням іноземця та під час кожної перевірки. Ми зібрали в ньому всі обов’язки з боку роботодавця в тій послідовності, у якій вони реально виникають: що зробити перед допуском іноземця до роботи, які документи скомплектувати та зберігати, які повідомлення подати й за чим стежити протягом працевлаштування. Відправною точкою є наш хаб: легалізація працевлаштування іноземців, а механізм процедури описано на сторінці як легально найняти іноземця. Від 1 червня 2025 р. штрафи за нелегальне доручення роботи зросли, а перевірку проводять паралельно Державна інспекція праці (PIP) та Прикордонна служба (SG) — тому варто мати кожен пункт відмічений.

Як користуватися чек-листом

Проходьте етапи по черзі. Етап 1 — це умова допуску до роботи; без нього не рухайтеся далі. Етапи 2–3 виконуєте паралельно під час працевлаштування, а Етап 4 — це обов’язки, що тривають протягом усієї співпраці. Біля кожного пункту, де важлива конкретна сума, збір, бланк чи термін, натискайте посилання на офіційне джерело — там актуальний стан.

Етап 1 — Перш ніж допустити іноземця до роботи

• Перевірте легальність перебування. Іноземець повинен мати підставу перебування, що дає право на роботу в Польщі (напр. віза, карта побиту, безвізовий режим у дозволених межах). Перевірте вид і термін дії документа — не кожна підстава перебування дозволяє працювати. Перелік і правила: Управління у справах іноземців (UDSC).
• Визначте належну підставу для роботи. Залежно від громадянства та виду роботи це буде заява про доручення виконання роботи (oświadczenie o powierzeniu pracy), дозвіл на роботу (zezwolenie na pracę, напр. тип A), єдиний дозвіл на перебування і роботу або звільнення від обов’язку мати дозвіл. Який шлях обрати — дивіться на biznes.gov.pl — дозвіл на роботу.
• Отримайте підставу ПЕРЕД початком роботи. Документ, що дає право доручити роботу (заява, внесена до реєстру, або дозвіл), має бути чинним перш ніж іноземець почне працювати, а не постфактум.
• Укладіть договір письмово перед допуском до роботи і надайте іноземцеві його переклад зрозумілою для нього мовою. Умови договору мають відповідати вказаним у заяві/дозволі.
• Передайте договір органу через систему — теж перед дорученням роботи. Договір або його копію польською мовою передають тому органу, який видав дозвіл або вніс заяву до реєстру, через praca.gov.pl. Це обов’язок, окремий від повідомлення про початок роботи з етапу 3, а за його брак загрожує штраф 1000-3000 zł. Строки, виняток при зборі врожаю і зміна від 20 червня 2026 р.: передання договору з іноземцем до органу.
• Направте на попередній медогляд і проведіть інструктаж з охорони праці (BHP) на тих самих засадах, що й польського працівника, перед допуском до роботи.

Етап 2 — Документи, які треба скомплектувати та зберігати

• Копія документа, що підтверджує легальне перебування іноземця — роботодавець зобов’язаний її зробити та зберігати протягом усього періоду виконання роботи.
• Заява про доручення роботи, внесена до реєстру, або дозвіл на роботу — примірник у документації.
• Договір (з перекладом) та документи, що підтверджують умови працевлаштування відповідно до підстави.
• Довідка з попереднього медогляду і картка інструктажу BHP.
• Підтвердження повідомлень (ZUS, можливі повідомлення установ) — див. Етап 3.

Комплект документів тримайте в одному місці на випадок перевірки. Перелік потрібних документів для обраного шляху підтвердите на biznes.gov.pl.

Етап 3 — Повідомлення, реєстрації та терміни

• Зареєструйте іноземця у страхуванні ZUS у встановлений термін від дня виникнення трудових відносин/доручення — як і будь-яку іншу застраховану особу. Правила й терміни: ZUS.
• Виконайте повідомлення установи, належні для обраної підстави (напр. повідомлення про початок або неповідомлення про початок роботи при заяві). Актуальний обов’язок і термін перевірте на biznes.gov.pl.
• Стежте за термінами, що випливають із підстави для роботи — період чинності заяви/дозволу обмежений і визначає, як довго робота є легальною.
• Розраховуйте податок і внески відповідно до податкового резидентства та виду договору.

Етап 4 — Протягом працевлаштування

• Контролюйте чинність перебування та підстави для роботи. Коли наближається кінець чинності візи, карти побиту, заяви чи дозволу — запускайте продовження заздалегідь, перш ніж документ втратить чинність.
• Реагуйте на зміни умов. Зміна посади, обсягу чи умов може вимагати нової підстави або оновлення документів.
• Не допускайте до роботи після втрати чинності підстави. День після втрати чинності — це вже нелегальне доручення роботи; навіть під час триваючої процедури продовження перевірте, чи дозволена робота в цей час.
• Оновлюйте документацію при кожному продовженні та зберігайте копії наступних документів про перебування.

Що перевіряє інспекція PIP і Прикордонна служба

• Чи має іноземець легальне перебування, що дає право на роботу в період її виконання.
• Чи існує чинна підстава для доручення роботи (заява/дозвіл) і чи була вона чинною до початку роботи.
• Чи фактичні умови (посада, оплата, обсяг) відповідають вказаним у підставі та договорі.
• Чи роботодавець зберігає копію документа про перебування та решту документації.
• Чи здійснено повідомлення (ZUS, повідомлення установ).

Найчастіші помилки роботодавців

• Допуск до роботи перед отриманням чинної підстави («почне, а папери тим часом»).
• Робота невідповідна умовам із заяви/дозволу (інша посада, нижча оплата).
• Відсутність копії документа про перебування в документації.
• Недогляд кінця чинності перебування чи підстави й продовження роботи після її втрати.
• Користування нелегальною агенцією посередництва — відповідальність усе одно лягає на роботодавця-користувача.

Пов’язане

• Як легально найняти іноземця — обов’язки роботодавця і штрафи (повний опис процедури крок за кроком)
• Легалізація працевлаштування іноземців — хаб