Jest obowiązek, który wypada z większości firmowych checklist, bo wygląda jak jeden z kilku podobnych do siebie „zgłoszeń”: umowę zawartą z cudzoziemcem trzeba przekazać temu organowi, który wydał zezwolenie na pracę albo wpisał oświadczenie do ewidencji - i trzeba to zrobić PRZED powierzeniem pracy, nie po. To nie jest zgłoszenie do ZUS ani powiadomienie o podjęciu pracy. To osobna czynność, z własną podstawą prawną i własną karą.
Poniżej: co dokładnie trzeba wysłać, kiedy, przez który system, kogo obowiązek nie dotyczy i co zmieniło się 20 czerwca 2026 r. - a także czego wtedy nie zmieniono, bo tu najłatwiej o pomyłkę.
Trzy obowiązki, które łatwo ze sobą pomylić
Firmy mylą je regularnie i uznają, że skoro zrobiły jedno, to zrobiły wszystko. To trzy różne rzeczy, w trzech różnych momentach:
- Zawarcie umowy na piśmie - przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Podstawa: art. 5 ust. 1 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.
- Przekazanie umowy organowi przez system teleinformatyczny - przed powierzeniem pracy. Podstawa: art. 17 ust. 1 pkt 2 (ścieżka zezwolenia) albo art. 68 ust. 1 pkt 2 (ścieżka oświadczenia) tej samej ustawy. To jest temat tego tekstu.
- Powiadomienie o podjęciu lub niepodjęciu pracy - odrębna czynność informująca urząd, że cudzoziemiec faktycznie zaczął pracować. Opisaliśmy ją przy oświadczeniu o powierzeniu pracy.
🔴 Punkt 2 nie zastępuje punktu 3 i odwrotnie. Wysłanie powiadomienia o podjęciu pracy nie zwalnia z przekazania umowy, a przekazanie umowy nie jest powiadomieniem.
Kiedy: „przed powierzeniem pracy”, czyli zanim ktokolwiek zacznie pracować
Ustawa nie daje tu okna liczonego w dniach po starcie. Przepis mówi wprost o przekazaniu przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. Praktyczna kolejność wygląda więc tak:
- masz zezwolenie na pracę albo wpis oświadczenia do ewidencji,
- zawierasz z cudzoziemcem umowę na piśmie,
- przekazujesz ją organowi przez system,
- dopiero teraz dopuszczasz cudzoziemca do pracy.
⚠️ Jeden wyjątek i tylko jeden: przy pracy powierzonej na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach termin biegnie odwrotnie - masz 7 dni od dnia powierzenia pracy. Wyjątek ten zapisano w art. 17 ust. 1 pkt 2, czyli w ścieżce zezwolenia. W przepisie o oświadczeniu (art. 68 ust. 1 pkt 2) analogicznego wyjątku nie ma - tam obowiązuje sam termin „przed powierzeniem pracy”.
Co konkretnie wysyłasz i w jakim języku
Umowę albo jej kopię - zawsze w języku polskim. Ustawa wymaga polskiej wersji dokumentu przekazywanego organowi i nie przewiduje tu wyboru języka.
To wchodzi w parę z dwoma obowiązkami dokumentacyjnymi, o których warto pamiętać w tym samym momencie:
- art. 5 ust. 2 - jeżeli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się polskim, przed podpisaniem przedstawiasz mu treść umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i tę wersję przechowujesz,
- art. 5 ust. 3 - jeżeli umowa jest sporządzona w języku obcym, przechowujesz jej tłumaczenie na polski wykonane przez tłumacza przysięgłego z listy Ministra Sprawiedliwości.
🥇 Naruszenie art. 5 ust. 2 jest zagrożone tą samą karą co brak przekazania umowy - o czym niżej. To jedno z częstszych przeoczeń: umowa jest, wysłana jest, ale pracownik nigdy nie dostał jej treści w zrozumiałym dla siebie języku.
Przez jaki system
Kopię umowy przekazuje się przez system teleinformatyczny publicznych służb zatrudnienia - praca.gov.pl, w usłudze opisanej jako „Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)”. Funkcjonalność uruchamiano etapami: od 1 lipca 2025 r. dla oświadczeń o powierzeniu pracy i zezwoleń na pracę sezonową (starosta), od 1 sierpnia 2025 r. dla zezwoleń na pracę wydawanych przez wojewodę. Szczegóły i komunikat: Zielona Linia.
Adresatem jest ten organ, który wydał Twoje zezwolenie albo wpisał Twoje oświadczenie - wojewoda albo starosta, zależnie od podstawy. Nie „urząd pracy w ogóle”.
Co zmieniło się 20 czerwca 2026 r., a co NIE
Tu jest najczęstsze nieporozumienie, bo o tej dacie pisze się jako o „nowym obowiązku”.
Sam obowiązek nie jest nowy. Przekazywanie umowy przed powierzeniem pracy zapisano już w pierwotnym brzmieniu ustawy z 20 marca 2025 r., która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. Jeśli zatrudniasz cudzoziemców na zezwoleniu lub oświadczeniu i nigdy nie wysyłałeś umów, zaległość sięga wstecz do tamtej daty, a nie do czerwca 2026 r.
Co realnie zmieniła ustawa z 15 maja 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 734, ogłoszona 5 czerwca 2026 r., w życie 20 czerwca 2026 r.): nowe brzmienie art. 17 ust. 1 pkt 2 i art. 68 ust. 1 pkt 2 dopuszcza dwa kanały zamiast jednego:
- przekazanie umowy przez system teleinformatyczny eUmowy, albo
- przekazanie kopii umowy przez dotychczasowy system publicznych służb zatrudnienia.
⚠️ Drugi kanał to na razie zapowiedź, nie alternatywa do wyboru w tym tygodniu. Ta sama ustawa (art. 6) daje ministrowi właściwemu do spraw pracy czas do 3 lat od jej wejścia w życie na udostępnienie funkcjonalności eUmowy i nakazuje ogłosić komunikat o terminie ich uruchomienia. Dopóki komunikatu nie ma, drogą, którą realnie wysyłasz dokument, pozostaje praca.gov.pl.
Kogo obowiązek dotyczy, a kogo nie
Dotyczy: podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi na podstawie zezwolenia na pracę (art. 17) oraz polskiego podmiotu powierzającego pracę na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji (art. 68). Więcej o obu ścieżkach: zezwolenie na pracę i oświadczenie o powierzeniu pracy.
Nie wynika z tych przepisów dla zatrudnienia obywatela Ukrainy korzystającego z ochrony czasowej, gdzie legalność pracy opiera się na powiadomieniu składanym w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez praca.gov.pl - inna podstawa, inny obowiązek, opisany w tekście o specustawie ukraińskiej.
🔴 Ale uwaga na art. 5. Obowiązek zawarcia umowy na piśmie przed dopuszczeniem do pracy i obowiązek przedstawienia jej treści w zrozumiałym języku nie są przypisane do ścieżki zezwolenia ani oświadczenia - dotyczą powierzenia pracy cudzoziemcowi jako takiego. Zatrudniając na powiadomieniu, jesteś z punktu 1 i 3 listy z początku tekstu rozliczany tak samo.
Kara: od 1000 do 3000 zł
Za niedopełnienie obowiązku z art. 5 ust. 2, art. 17 ust. 1 pkt 2 lub art. 68 ust. 1 pkt 2 grozi grzywna od 1000 zł do 3000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy z 20 marca 2025 r.).
⚠️ Nie myl tego z karą za nielegalne powierzenie pracy, która zaczyna się od 3000 zł i sięga 50 000 zł (art. 84 ust. 1). Brak przekazania umowy sam w sobie nie czyni pracy nielegalną - to odrębne wykroczenie z własnymi widełkami. Widełki i pozostałe sankcje zebraliśmy w tekście o karach za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca.
Jak to wpiąć w firmowy proces
Najprostsze i najskuteczniejsze zabezpieczenie to przesunięcie tej czynności przed pierwszy dzień pracy w Twojej wewnętrznej procedurze onboardingu, obok badań wstępnych i szkolenia BHP. Jeżeli prowadzisz checklistę compliance, przekazanie umowy powinno stać w etapie „zanim dopuścisz do pracy”, a nie w etapie zgłoszeń poobsadzeniowych - bo termin ustawowy stoi właśnie tam.
Praktyczne minimum do udokumentowania na wypadek kontroli: potwierdzenie wysyłki z praca.gov.pl, polska wersja umowy oraz - gdy pracownik nie zna polskiego - pisemna wersja zrozumiała dla niego, przedstawiona przed podpisaniem. Szerzej o obowiązkach firmy: zatrudnienie cudzoziemca w firmie.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy wystarczy wysłać umowę raz, przy pierwszym zatrudnieniu?
Obowiązek jest przypisany do umowy z cudzoziemcem powiązanej z danym zezwoleniem lub wpisanym oświadczeniem, a nie do firmy. Przy nowej umowie z kolejnym cudzoziemcem albo przy nowej podstawie pracy czynność wykonujesz od nowa.
Wysłałem powiadomienie o podjęciu pracy. Czy to załatwia sprawę?
Nie. To dwie różne czynności o różnych podstawach prawnych. Powiadomienie informuje urząd, że praca się zaczęła; przekazanie umowy jest odrębnym obowiązkiem z art. 17 ust. 1 pkt 2 albo art. 68 ust. 1 pkt 2 i ma termin wcześniejszy - przed powierzeniem pracy.
Umowa jest po ukraińsku, bo tak było wygodniej. Co teraz?
Organowi przekazujesz wersję w języku polskim. Dodatkowo, jeżeli umowa została sporządzona w języku obcym, masz obowiązek przechowywać jej tłumaczenie na polski wykonane przez tłumacza przysięgłego (art. 5 ust. 3).
Zatrudniam na oświadczeniu i praca zaczyna się jutro rano. Zdążę?
Termin to „przed powierzeniem pracy”, więc przekazanie umowy musi nastąpić zanim pracownik zacznie. Jeżeli nie zdążysz, bezpieczniejsze jest przesunięcie pierwszego dnia pracy niż dopuszczenie do niej z nieprzekazaną umową.
Czy ten obowiązek dotyczy umowy zlecenia, czy tylko umowy o pracę?
Przepisy mówią o umowie z cudzoziemcem, nie o konkretnym jej rodzaju. O tym, którą umowę wolno zawrzeć na danej podstawie, piszemy w tekście oświadczenie a umowa zlecenie.
Prowadzę pomoc przy zbiorach. Naprawdę mam 7 dni?
Tak, ale wyłącznie dla umowy o pomocy przy zbiorach i w ścieżce zezwolenia - termin liczy się wtedy od dnia powierzenia pracy. Poza tym przypadkiem obowiązuje termin uprzedni.
Czy system eUmowy już działa dla umów z cudzoziemcami?
Ustawa z 15 maja 2026 r. dopuszcza ten kanał, ale uruchomienie funkcjonalności eUmowy minister ogłasza osobnym komunikatem i ma na to do 3 lat od 20 czerwca 2026 r. Przed wysyłką sprawdź, jakie usługi są dostępne na praca.gov.pl.