PPK a cudzoziemiec - obowiązki pracodawcy krok po kroku

Dwa założenia, które w firmach zatrudniających cudzoziemców słyszy się najczęściej, są nieprawdziwe: że cudzoziemca do PPK się nie zapisuje, i że do zapisania potrzebna jest jego zgoda. Obywatelstwo nie ma tu żadnego znaczenia, a zapis jest automatyczny - pominięcie go jest naruszeniem obowiązku pracodawcy, nie oszczędnością.

Jest też druga strona tej sprawy, o której mówi się rzadko: oszczędzanie w PPK bywa argumentem w sprawie pobytowej Twojego pracownika. Poniżej i jedno, i drugie.

Nie obywatelstwo, a tytuł do obowiązkowego ZUS

To jedyne kryterium, które trzeba sprawdzić. Uczestnikiem PPK może być osoba zatrudniona w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - czyli osoba, która z określonego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce.

Przepisy nie uzależniają objęcia PPK ani od obywatelstwa, ani od miejsca zamieszkania. Warunki, które musi spełnić cudzoziemiec, są takie same jak dla obywatela Polski.

Do „osób zatrudnionych” należą m.in.:

• pracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy (z wyjątkami: urlopy górnicze, młodociani),
• osoby 18+ wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej lub innej o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
• osoby 18+ wykonujące pracę nakładczą,
• członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia funkcji,
• osoby z powyższych grup na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński.

Podstawa i pełne omówienie: PFR Portal PPK oraz tekst ustawy o PPK.

🔴 Pułapka zlecenia, która wywraca intuicję. Zlecenie jest objęte PPK tylko wtedy, gdy ubezpieczenia emerytalne i rentowe są z niego OBOWIĄZKOWE. Jeśli zleceniobiorca podlega im dobrowolnie, nie jest osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK i nie może zostać uczestnikiem - nawet gdyby chciał. Dlatego przy zleceniach nie patrz na rodzaj umowy, tylko na kod tytułu ubezpieczenia w ZUS. Różnice między formami zatrudnienia opisaliśmy w tekście umowa o pracę, zlecenie czy B2B.

⚠️ Samozatrudniony na B2B nie jest osobą zatrudnioną - współpraca z jednoosobową firmą cudzoziemca nie tworzy obowiązku PPK po Twojej stronie.

Wiek decyduje o tym, czy zapisujesz z urzędu, czy na wniosek

To najczęściej pomijany element, a jest prosty i sztywny:

• 18–55 lat - zapis automatyczny. Zawierasz umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika, bez pytania go o zgodę. Pracownik nie musi robić nic.
• 55–70 lat - umowę zawierasz wyłącznie na jego wniosek. 🔴 Ale masz obowiązek poinformować go, że taki wniosek może złożyć. O tym obowiązku firmy zapominają najczęściej. Wniosek pracownik może złożyć w dowolny sposób.
• 70 lat i więcej - umowy o prowadzenie PPK nie zawierasz.

Terminy - nie za wcześnie i nie za późno

Umowę o prowadzenie PPK zawiera się nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia u tego pracodawcy.

Dwie rzeczy, które łatwo policzyć źle:

• Do okresu zatrudnienia wliczasz wszystkie okresy z poprzednich 12 miesięcy w Twojej firmie - a także okresy u poprzedniego pracodawcy, jeśli jesteś jego następcą prawnym (np. przejście zakładu pracy w trybie art. 23¹ KP).
• Miesiąc liczy się jako 30 dni, a 3 miesiące rozumie się jako 90 dni - zarówno przy umowach z Kodeksu pracy, jak i cywilnoprawnych.

🥇 Praktyczna konsekwencja przy pracy sezonowej i rotacyjnej: cudzoziemiec, który u Ciebie pracował wcześniej w ciągu ostatnich 12 miesięcy, może „wskoczyć” w termin PPK znacznie szybciej, niż wynikałoby to z daty nowej umowy. Licz od sumy okresów, nie od ostatniej umowy.

Ile to kosztuje firmę i pracownika

Wpłaty liczone są procentowo od wynagrodzenia uczestnika:

Do tego dochodzą dopłaty od państwa: wpłata powitalna 250 zł (po trzech miesiącach aktywnego oszczędzania) oraz dopłata roczna 240 zł przy spełnieniu warunków oszczędzania.

⚠️ Obniżona wpłata pracownika - pytanie, które padnie na pewno. Jeśli łączne wynagrodzenie uczestnika z różnych źródeł nie przekracza 120% minimalnego wynagrodzenia, jego wpłata podstawowa może zostać obniżona do 0,5%. Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze albo na stawkach zbliżonych do minimalnej to sytuacja częsta - warto o niej powiedzieć zawczasu, bo inaczej pracownik zobaczy potrącenie i złoży rezygnację.

Obowiązuje też roczny limit wpłat i dopłat na wszystkie rachunki jednego uczestnika - równowartość 50 000 dolarów amerykańskich. Aktualne kwoty i progi potwierdź na mojeppk.pl - świadomie odsyłamy do źródła, bo parametry programu bywają zmieniane.

🥇 PPK jako argument w sprawie pobytowej pracownika

To jest część, której nie znajdziesz w standardowym poradniku kadrowym, a dla firmy zatrudniającej cudzoziemców ma realną wartość retencyjną.

Wraz z wprowadzeniem PPK Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców uzyskał dostęp do informacji ZUS o tym, kto i ile odkłada w PPK. Urząd dostał więc nowe źródło danych o zatrudnionych obcokrajowcach. PFR Portal PPK formułuje skutek wprost: przystąpienie do PPK może ułatwić cudzoziemcowi uzyskanie karty pobytu, bo bywa kolejnym argumentem za przyznaniem prawa pobytu - uczestnictwo potwierdza zamiar pozostania w Polsce na dłużej i związanie z krajem.

Dla Ciebie oznacza to, że PPK nie jest tylko kosztem - jest elementem, który wzmacnia sytuację pobytową pracownika, a więc stabilność Twojego zespołu. Warto to pracownikowi powiedzieć, zwłaszcza gdy rozważa rezygnację „bo mniej wyjdzie na rękę”. Co daje sama karta pobytu, opisaliśmy w tekście karta pobytu, a co się dzieje, gdy pobyt jest powiązany z zatrudnieniem - w utrata pracy a zezwolenie na pobyt.

Firma bez siedziby w Polsce też ma obowiązek PPK

Jeśli podmiot zatrudniający nie ma siedziby ani miejsca zamieszkania w Polsce, ale zatrudnia tu osoby uprawnione do uczestnictwa, ma obowiązek zapewnić im możliwość oszczędzania w PPK - czyli utworzyć i prowadzić program.

Jest jednak furtka: taki pracodawca może uzgodnić z osobą zatrudnioną, że ona przejmie jego obowiązki wynikające z ustawy o PPK - wtedy pracownik sam zawiera umowę o zarządzanie, zgłasza się do ewidencji PPK, zawiera umowę o prowadzenie i dokonuje wpłat na swój rachunek.

🔴 Takie uzgodnienie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 5 ustawy o PPK). Ustalenie mailowe albo ustne nie działa - obowiązek zostaje po stronie firmy.

Rezygnacja, ponowny autozapis i zmiana pracodawcy

• Rezygnacja: pracownik składa pracodawcy pisemną deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat. Obowiązuje od dnia złożenia.
• Ponowny autozapis co 4 lata. Rezygnacja nie jest wieczna - co cztery lata, licząc od 1 kwietnia 2023 r., pracodawca ponownie zapisuje osoby, które zrezygnowały. Najbliższy termin to 1 kwietnia 2027 r. Wpisz go do kalendarza kadrowego, bo obowiązek jest po Twojej stronie.
• Zmiana pracy przez uczestnika: w terminie 7 dni od zawarcia umowy o prowadzenie PPK pracownik powinien poinformować nowego pracodawcę o rachunkach PPK, które już posiada - służy do tego oświadczenie. Uczestnik ma też obowiązek zgłosić instytucji finansowej zmianę danych identyfikacyjnych nie później niż w 30 dni.

🥇 Rzecz, która oszczędza firmie sporo tłumaczenia: wzory wniosku o zawarcie umowy oraz oświadczenia o rachunkach PPK są dostępne na mojeppk.pl w trzech wersjach językowych. Wystarczy wydrukować, wypełnić i złożyć - nie musisz przygotowywać własnych tłumaczeń.

Checklista dla pracodawcy

1. Sprawdź kod tytułu ubezpieczenia w ZUS, nie rodzaj umowy - decyduje obowiązkowy charakter ubezpieczeń emerytalnego i rentowego.
2. Ustal wiek - 18–55 zapisujesz automatycznie, 55–70 tylko na wniosek, ale poinformuj o możliwości jego złożenia.
3. Policz okres zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy, nie od ostatniej umowy; miesiąc = 30 dni.
4. Pilnuj okna terminowego - nie wcześniej niż 14 dni, nie później niż do 10. dnia miesiąca po upływie 90 dni.
5. Powiedz o obniżonej wpłacie 0,5% przy wynagrodzeniu do 120% minimalnego - zapobiega rezygnacjom „z zaskoczenia”.
6. Wykorzystaj wzory w trzech językach z mojeppk.pl zamiast własnych tłumaczeń.
7. Wpisz 1 kwietnia 2027 r. do kalendarza - ponowny autozapis.
8. Jeśli firma nie ma siedziby w Polsce - obowiązek nadal istnieje, a przeniesienie go na pracownika wymaga pisemnego uzgodnienia.

Szerszy kontekst obowiązków przy zatrudnianiu cudzoziemców: zatrudnianie cudzoziemców oraz legalizacja zatrudnienia dla firm. Co musi zawierać sama umowa: umowa o pracę z cudzoziemcem.

Najczęstsze pytania (FAQ)