Скільки даних про кандидата й працівника насправді можна збирати? Це питання, на якому спотикається більшість роботодавців — одні вимагають забагато («про всяк випадок»), інші бояться попросити навіть про те, що є необхідним. А тим часом Кодекс праці подає конкретний перелік даних, а RODO замикає його засадами: мінімізації, мети та строку зберігання. Цей посібник упорядковує, яких даних можна вимагати на етапі набору, що змінюється після працевлаштування, коли потрібна згода, як довго тримати документи і — наприкінці — як усе це виглядає при працевлаштуванні іноземця, де до RODO додається обов’язок зберігати копію документа про перебування. Це частина посібника з трудового права для роботодавця; ширший контекст легалізації ви знайдете в центрі знань про легалізацію.
Які дані можна збирати від кандидата на роботу
Відправною точкою є art. 22¹ Кодексу праці — саме він визначає перелік даних, яких роботодавець вимагає на етапі набору. Від особи, що претендує на працевлаштування, ви можете вимагати:
| Дана | Коли |
|---|---|
| Ім’я (імена) та прізвище | завжди |
| Дата народження | завжди |
| Контактні дані (вказані кандидатом) | завжди |
| Освіту | лише коли необхідно для роботи певного роду |
| Професійну кваліфікацію | лише коли необхідно для роботи певного роду |
| Перебіг попереднього працевлаштування | лише коли необхідно для роботи певного роду |
Ключовою є ця друга колонка. Освіти, кваліфікації та перебігу працевлаштування (пункти 4–6) можна вимагати лише тоді, коли це необхідно для виконання роботи певного роду або на певній посаді. Для посади комірника повне резюме з історією зайнятості буває надмірним; для фахівця — обґрунтованим. Це практичне застосування засади мінімізації даних із RODO: ви збираєте стільки, скільки реально потрібно для рішення про набір.
Чого немає в цьому переліку? Номера PESEL, адреси проживання, сімейного стану, інформації про дітей, фотографії (якщо вона не є необхідною), даних про стан здоров’я чи зацікавлення. На етапі набору ці дані, як правило, вам не потрібні — а вимагання їх без підстави є порушенням.
Що змінюється після працевлаштування
Після підписання договору перелік розширюється — art. 22¹ § 3 Кодексу праці. Від працівника (а вже не кандидата) ви можете додатково вимагати:
| Дані працівника | Умова |
|---|---|
| Адреса проживання | завжди після працевлаштування |
| Номер PESEL (а за відсутності — рід і номер документа, що посвідчує особу) | завжди після працевлаштування |
| Дані працівника, а також його дітей і членів найближчої родини | лише коли це потрібно для особливих прав трудового права |
| Освіта та перебіг працевлаштування | якщо не було підстави вимагати їх від кандидата |
| Номер платіжного рахунку | якщо працівник не подав заяви про виплату винагороди готівкою на руки |
Зверніть увагу на логіку: дані, які при наборі були зайвими (PESEL, адреса, номер рахунку), після працевлаштування стають необхідними для реєстрації в ZUS, виплати винагороди та ведення справ. Підставою їх обробки є вже не згода, а припис закону. Надання даних відбувається у формі заяви особи, якої ці дані стосуються.
Згода і чого не можна вимагати
Що, якщо ви хочете обробляти дані поза переліком з art. 22¹? Тут вступає art. 22¹a Кодексу праці: такі дані можна обробляти за згодою кандидата чи працівника — з одним твердим винятком. Згода не легалізує обробку даних про судимість і порушення закону (art. 10 RODO). Цих даних не можна обробляти навіть тоді, коли працівник сам на це погоджується — хіба що окремий припис прямо це дозволяє (напр. для посад, які вимагають несудимості).
Друга річ, яку треба запам’ятати, бо вона буває джерелом серйозних спорів: відсутність згоди або її відкликання не може бути підставою для несприятливого ставлення. Кодекс праці говорить прямо — це не може бути причиною відмови у працевлаштуванні, розірвання договору за виповідженням чи його припинення. Іншими словами: якщо ви попросите кандидата про добровільні дані (напр. про згоду на майбутні набори), а він відмовить, ви не можете його за це «покарати» гіршим рішенням. Згода у відносинах роботодавець–працівник за своєю природою делікатна, бо сторони не є рівноправними — тому право так сильно захищає право на відмову.
Особливі дані та біометрія
Окремою, чутливою категорією є дані особливих категорій з art. 9 RODO — про здоров’я, погляди, членство у профспілці, генетичні та біометричні дані. Їх регулює art. 22¹b Кодексу праці. Засада: такі дані можна обробляти за згодою лише тоді, коли вони передані з ініціативи кандидата чи працівника — ви не можете їх від нього вимагати. Тож якщо працівник сам приносить довідку про інвалідність, щоб скористатися пільгами — це його ініціатива; але ви не можете ставити працевлаштування в залежність від розкриття стану здоров’я.
Винятком є біометричні дані працівника (напр. відбиток пальця для системи доступу). Їх обробка допустима також тоді, коли вона необхідна для контролю доступу до особливо важливої інформації, розкриття якої могло б завдати роботодавцеві шкоди, або доступу до приміщень, що потребують особливого захисту. Проте увага — це не лазівка для біометричного відмічання звичайної явки; UODO неодноразово підкреслювало, що для обліку робочого часу біометрія є надмірною. Такі дані може обробляти виключно особа з письмовим уповноваженням, зобов’язана зберігати їх у таємниці.
Моніторинг на робочому місці
Камери, контроль службової пошти, моніторинг активності — це також обробка даних, врегульована в art. 22² – 22⁴ Кодексу праці. Відеомоніторинг можна запровадити, коли він необхідний для забезпечення безпеки працівників, охорони майна, контролю виробництва або збереження в таємниці інформації, розкриття якої могло б завдати роботодавцеві шкоди. Він не може охоплювати санітарні приміщення, роздягальні, їдальні та курилки, а також приміщення, надані профспілковій організації — хіба що це справді необхідно й реалізовано з повагою до гідності (а моніторинг санітарних приміщень потребує попередньої згоди профспілки або представників працівників).
Три числа, які треба знати:
- Ретенція записів: як правило, не довше ніж 3 місяці від дня запису. Це, однак, правило з винятком — якщо запис становить доказ у провадженні, строк подовжується до його остаточного завершення. Тож не сприймайте «3 місяці» як жорстку межу в кожній ситуації.
- Інформування працівників: щонайпізніше за 2 тижні до запуску моніторингу. Цілі, обсяг і спосіб установлюються у колективному договорі, регламенті праці або оголошенні.
- Позначення території: щонайпізніше за 1 день до запуску, у видимий і читабельний спосіб.
Моніторинг електронної пошти (art. 22³) допустимий лише тоді, коли він необхідний для забезпечення організації праці та належного користування інструментами — і не може порушувати таємницю листування. До інших форм моніторингу (art. 22⁴) застосовуються ці самі засади відповідно. Спільний знаменник: мета, пропорційність і поінформування працівника.
Як довго зберігати дані
Зібрати дані — це одне, але RODO питає також: як довго ви їх тримаєте? Два найчастіші питання роботодавців:
Резюме відхилених кандидатів. Позиція Управління захисту персональних даних (UODO) тут чітка: дані кандидата ви обробляєте для потреб конкретного набору, їх не можна збирати «про запас», а після завершення відбору, як правило, слід їх видалити — хіба що кандидат висловив окрему згоду на участь у майбутніх наборах (і тоді треба вказати строк зберігання). Варто знати, що судова практика буває тут менш однозначною — адміністративний суд в одній зі справ допустив зберігання даних щодо набору протягом строку позовної давності за вимогами про дискримінацію, як захист роботодавця. Це, однак, позиція суду в конкретній справі, а не усталене правило — безпечніше триматися засади UODO і не зберігати резюме без згоди. Актуальні рекомендації ви перевірите на сторінці Управління захисту персональних даних (UODO).
Особові справи та документація працівника. Тут діє твердий строк з art. 94 Кодексу праці: документацію ви зберігаєте протягом періоду працевлаштування та ще 10 років, рахуючи від кінця календарного року, у якому трудові відносини припинилися. Скорочений 10-річний строк (замість колишніх 50 років) діє для працівників, працевлаштованих від 1 січня 2019 р. — після реформи е-справ.
Іноземець — копія документа про перебування і RODO
Наприкінці — ситуація, у якій трудове право та приписи про іноземців зустрічаються з RODO — і в якій роботодавці найчастіше гублять орієнтир. Коли ви наймаєте іноземця, вас зобов’язує art. 4 закону від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям (діє від 1 червня 2025 р.). Він покладає три обов’язки:
- ви вимагаєте від іноземця пред’явлення перед початком роботи чинного документа, що дає право на перебування в Польщі,
- ви зберігаєте копію цього документа протягом усього періоду виконання роботи,
- ви обробляєте дані іноземця протягом періоду роботи та ще 2 роки, рахуючи від кінця календарного року, у якому припинилися відносини, що були підставою доручення роботи.
Тут виникає часте непорозуміння: «якщо RODO велить мінімізувати дані, то чи можу я взагалі робити копію паспорта та карти побиту?» Так — і не лише можете, а зобов’язані. Підставою обробки є не згода іноземця (якої вам не потрібно і про яку ви не повинні просити), а виконання правового обов’язку, що покладається на роботодавця — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. RODO цього не блокує; навпаки, само вказує правовий обов’язок як законну підставу. Пам’ятайте лише про ретенцію — копію ви тримаєте протягом періоду роботи плюс згадані 2 роки, а не «безстроково». Чому це важливо поза самим RODO? Бо відсутність документа, що підтверджує легальність роботи, наражає вас на санкції — ми описуємо їх у статті про штрафи за нелегальне працевлаштування іноземця. Практичну сторону обов’язків при працевлаштуванні іноземця, у свою чергу, збирає посібник як найняти іноземця крок за кроком.
Найчастіші запитання (FAQ)
Чи можу я вимагати номер PESEL від кандидата на роботу?
Ні на етапі набору. Перелік даних кандидата з art. 22¹ § 1 Кодексу праці не охоплює номера PESEL — його можна вимагати лише від працівника після працевлаштування (art. 22¹ § 3), коли він потрібен, зокрема, для реєстрації в ZUS. Вимагання PESEL від кандидата є, як правило, надмірним.
Чи можу я зберігати резюме кандидатів для майбутніх наборів?
Лише за окремою, добровільною згодою кандидата і на вказаний строк. Згідно з позицією UODO дані не можна збирати «про запас»; після завершення конкретного набору їх слід видалити, хіба що кандидат погодився на участь у наступних відборах. Деталі: UODO.
Як довго треба зберігати особову справу працівника?
Протягом періоду працевлаштування та ще 10 років, рахуючи від кінця календарного року, у якому трудові відносини припинилися (art. 94 Кодексу праці). Скорочений 10-річний строк стосується працівників, працевлаштованих від 1 січня 2019 р.; для давніших трудових відносин засадою є 50 років, хіба що роботодавець виконав формальності, які скорочують цей строк.
Чи можу я встановити камери на робочому місці?
Так, якщо моніторинг необхідний для безпеки, охорони майна, контролю виробництва або збереження таємниці (art. 22² Кодексу праці). Не можна моніторити санітарні приміщення, роздягальні, їдальні та курилки (поза винятками), а працівників треба поінформувати щонайпізніше за 2 тижні до запуску й позначити територію щонайпізніше за день раніше. Записи зберігаються, як правило, не довше ніж 3 місяці.
Чи потрібна мені згода іноземця, щоб зберігати копію його карти побиту?
Ні. Копію документа про перебування ви зберігаєте на підставі правового обов’язку (art. 4 закону про умови допустимості доручення роботи іноземцям у зв’язку з art. 6 ust. 1 lit. c RODO), а не згоди. Ви навіть зобов’язані зібрати цей документ перед початком роботи і зберігати копію протягом періоду працевлаштування та ще 2 роки від кінця року, у якому робота припинилася.
Чи може відсутність згоди на обробку даних коштувати кандидатові роботи?
Ні. Кодекс праці прямо встановлює, що відсутність згоди або її відкликання не може бути підставою для несприятливого ставлення — не може обґрунтовувати відмову у працевлаштуванні, розірвання договору за виповідженням чи його припинення. Це стосується добровільних даних, надання яких залежить від волі кандидата чи працівника.