Сколько данных о кандидате и работнике вам на самом деле разрешено собирать? Именно на этом вопросе спотыкается большинство работодателей — одни требуют слишком многого («на всякий случай»), другие боятся попросить даже то, что действительно необходимо. Между тем Трудовой кодекс содержит конкретный перечень данных, а RODO замыкает его принципами: минимизации, цели и срока хранения. Это руководство раскладывает по полочкам, какие данные вы вправе требовать на этапе найма, что меняется после трудоустройства, когда нужно согласие, как долго хранить документы и — в конце — как всё это выглядит при найме иностранца, где к RODO добавляется обязанность хранить копию документа о пребывании. Это часть руководства по трудовому праву для работодателя; более широкий контекст легализации вы найдёте в центре знаний о легализации.
Какие данные вы можете собирать у кандидата на работу
Отправной точкой служит ст. 22¹ Трудового кодекса — именно она задаёт перечень данных, которые работодатель требует на этапе найма. От лица, претендующего на трудоустройство, вы вправе требовать:
| Данные | Когда |
|---|---|
| Имя (имена) и фамилия | всегда |
| Дата рождения | всегда |
| Контактные данные (указанные кандидатом) | всегда |
| Образование | только если необходимо для работы данного рода |
| Профессиональная квалификация | только если необходимо для работы данного рода |
| История предыдущего трудоустройства | только если необходимо для работы данного рода |
Ключевой является вторая колонка. Образование, квалификацию и историю трудоустройства (пункты 4–6) вы вправе требовать только тогда, когда это необходимо для выполнения работы определённого рода или на определённой должности. Для должности кладовщика полное резюме с историей занятости бывает избыточным; для специалиста — обоснованным. Это практическое применение принципа минимизации данных из RODO: вы собираете столько, сколько реально нужно для решения о приёме на работу.
Чего нет в этом списке? Номера PESEL, адреса проживания, семейного положения, сведений о детях, фотографии (если она не является необходимой), данных о состоянии здоровья или об увлечениях. На этапе найма эти данные, как правило, вам не нужны — а их требование без основания является нарушением.
Что меняется после трудоустройства
После подписания договора перечень расширяется — ст. 22¹ § 3 Трудового кодекса. От работника (а уже не от кандидата) вы дополнительно вправе требовать:
| Данные работника | Условие |
|---|---|
| Адрес проживания | всегда после трудоустройства |
| Номер PESEL (а при его отсутствии — вид и номер документа, удостоверяющего личность) | всегда после трудоустройства |
| Данные работника, а также его детей и членов ближайшей семьи | только если это необходимо для особых прав трудового права |
| Образование и история трудоустройства | если ранее не было основания требовать их у кандидата |
| Номер платёжного счёта | если работник не подал заявление о выплате вознаграждения на руки |
Обратите внимание на логику: данные, которые при найме были излишними (PESEL, адрес, номер счёта), после трудоустройства становятся необходимыми для регистрации в ZUS, выплаты вознаграждения и ведения кадровых дел. Основанием их обработки является уже не согласие, а норма закона. Предоставление данных происходит в форме заявления лица, которого они касаются.
Согласие и чего требовать нельзя
А что, если вы хотите обрабатывать данные вне перечня из ст. 22¹? Тут вступает в дело ст. 22¹a Трудового кодекса: такие данные вы вправе обрабатывать по согласию кандидата или работника — с одним жёстким исключением. Согласие не легализует обработку данных о судимостях и нарушениях права (ст. 10 RODO). Эти данные вам нельзя обрабатывать даже тогда, когда работник сам на это соглашается — за исключением случаев, когда отдельная норма прямо это допускает (например, для должностей, требующих отсутствия судимости).
Второе, что нужно запомнить, потому что это бывает источником серьёзных споров: отсутствие согласия или его отзыв не может быть основанием для неблагоприятного отношения. Трудовой кодекс говорит прямо — это не может быть причиной отказа в трудоустройстве, расторжения договора по инициативе стороны или его прекращения. Иными словами: если вы попросите у кандидата добровольные данные (например, согласие на участие в будущих наборах), а он откажет, вы не можете «наказать» его за это худшим решением. Согласие в отношениях работодатель–работник по своей природе деликатно, поскольку стороны не равноправны — именно поэтому право так сильно защищает право на отказ.
Особые данные и биометрия
Отдельной, чувствительной категорией являются данные особых категорий по ст. 9 RODO — о здоровье, взглядах, членстве в профсоюзе, генетические и биометрические данные. Их регулирует ст. 22¹b Трудового кодекса. Принцип: такие данные вы вправе обрабатывать по согласию только тогда, когда они были переданы по инициативе кандидата или работника — требовать их у него вы не можете. Так, если работник сам приносит справку об инвалидности, чтобы воспользоваться льготами, — это его инициатива; но вы не можете ставить трудоустройство в зависимость от раскрытия состояния здоровья.
Исключением являются биометрические данные работника (например, отпечаток пальца для системы доступа). Их обработка допустима также тогда, когда она необходима для контроля доступа к особо важной информации, раскрытие которой могло бы причинить работодателю ущерб, либо для доступа в помещения, требующие особой охраны. Но учтите — это не лазейка для биометрической отметки обычного табеля присутствия; UODO неоднократно подчёркивало, что для учёта рабочего времени биометрия избыточна. Такие данные вправе обрабатывать исключительно лицо с письменным уполномочием, обязанное хранить их в тайне.
Мониторинг на рабочем месте
Камеры, контроль служебной почты, мониторинг активности — это тоже обработка данных, урегулированная в ст. 22² – 22⁴ Трудового кодекса. Видеонаблюдение можно вводить, когда оно необходимо для обеспечения безопасности работников, охраны имущества, контроля производства или сохранения в тайне информации, раскрытие которой могло бы причинить работодателю ущерб. Оно не может охватывать санитарные помещения, раздевалки, столовые и курилки, а также помещения, предоставленные профсоюзной организации — за исключением случаев, когда это действительно необходимо и осуществляется с уважением достоинства (причём наблюдение за санитарными помещениями требует предварительного согласия профсоюза или представителей работников).
Три цифры, которые нужно знать:
- Хранение записей: по общему правилу не дольше 3 месяцев со дня записи. Это, впрочем, правило с исключением — если запись является доказательством в разбирательстве, срок продлевается до его вступившего в силу завершения. Поэтому не воспринимайте «3 месяца» как жёсткую границу в любой ситуации.
- Информирование работников: не позднее чем за 2 недели до запуска мониторинга. Цели, объём и способ устанавливаются в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или объявлении.
- Обозначение территории: не позднее чем за 1 день до запуска, заметным и разборчивым образом.
Мониторинг электронной почты (ст. 22³) допустим только тогда, когда он необходим для обеспечения организации труда и надлежащего использования инструментов — и не может нарушать тайну переписки. К иным формам мониторинга (ст. 22⁴) те же правила применяются соответственно. Общий знаменатель: цель, соразмерность и информирование работника.
Как долго хранить данные
Собрать данные — это одно, но RODO спрашивает ещё: как долго вы их храните? Два самых частых вопроса работодателей:
Резюме отклонённых кандидатов. Позиция Управления по защите персональных данных (UODO) здесь однозначна: данные кандидата вы обрабатываете для нужд конкретного набора, их нельзя собирать «про запас», а по завершении отбора по общему правилу их следует удалить — если только кандидат не выразил отдельного согласия на участие в будущих наборах (и тогда нужно указать срок хранения). Стоит знать, что судебная практика бывает здесь менее однозначной — административный суд в одном из дел допустил хранение данных о найме в течение срока давности по требованиям о дискриминации в качестве защиты работодателя. Однако это позиция суда по конкретному делу, а не устоявшееся правило — безопаснее держаться принципа UODO и не хранить резюме без согласия. Актуальные рекомендации вы проверите на сайте Управления по защите персональных данных (UODO).
Личные дела и кадровая документация. Здесь действует жёсткий срок из ст. 94 Трудового кодекса: документацию вы храните в течение периода трудоустройства и в течение 10 лет, считая с конца календарного года, в котором трудовые отношения прекратились. Сокращённый 10-летний срок (вместо прежних 50 лет) действует для работников, трудоустроенных с 1 января 2019 г. — после реформы электронных кадровых дел (e-akta).
Иностранец — копия документа о пребывании и RODO
Напоследок ситуация, в которой трудовое право и нормы об иностранцах встречаются с RODO — и в которой работодатели чаще всего теряются. Когда вы нанимаете иностранца, вас касается ст. 4 закона от 20 марта 2025 г. об условиях допустимости поручения работы иностранцам (действует с 1 июня 2025 г.). Она возлагает три обязанности:
- требуете от иностранца предъявления до начала работы действительного документа, дающего право на пребывание в Польше,
- храните копию этого документа в течение всего периода выполнения работы,
- обрабатываете данные иностранца в течение периода работы и в течение 2 лет, считая с конца календарного года, в котором прекратились отношения, послужившие основанием для поручения работы.
Тут возникает частое недоразумение: «раз RODO велит минимизировать данные, то могу ли я вообще делать копию паспорта и вида на жительство?» Да — и это не только можете, но и обязаны сделать. Основанием обработки является не согласие иностранца (которое вам не нужно и о котором не следует просить), а выполнение правовой обязанности, возложенной на работодателя, — ст. 6 п. 1 подп. c RODO. RODO этого не блокирует; напротив, оно само указывает правовую обязанность в качестве законного основания. Помните лишь о сроке хранения — копию вы держите в течение периода работы плюс упомянутые 2 года, а не «бессрочно». Почему это важно помимо самого RODO? Потому что отсутствие документа, подтверждающего законность работы, подвергает вас санкциям — мы описываем их в статье о штрафах за нелегальное трудоустройство иностранца. Практическую сторону обязанностей при найме иностранца, в свою очередь, собирает руководство как нанять иностранца шаг за шагом.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я требовать номер PESEL у кандидата на работу?
Нет, на этапе найма. Перечень данных кандидата из ст. 22¹ § 1 Трудового кодекса не охватывает номера PESEL — вы вправе требовать его лишь у работника после трудоустройства (ст. 22¹ § 3), когда он нужен, в частности, для регистрации в ZUS. Требование PESEL у кандидата, как правило, избыточно.
Могу ли я хранить резюме кандидатов для будущих наборов?
Только по отдельному, добровольному согласию кандидата и в течение указанного срока. Согласно позиции UODO, данные нельзя собирать «про запас»; по завершении конкретного набора их следует удалить, если кандидат не согласился на участие в последующих отборах. Подробности: UODO.
Как долго нужно хранить личное дело работника?
В течение периода трудоустройства и 10 лет, считая с конца календарного года, в котором трудовые отношения прекратились (ст. 94 Трудового кодекса). Сокращённый 10-летний срок касается работников, трудоустроенных с 1 января 2019 г.; для более ранних трудовых отношений правилом являются 50 лет, если работодатель не выполнил формальности, сокращающие этот срок.
Могу ли я установить камеры на рабочем месте?
Да, если мониторинг необходим для безопасности, охраны имущества, контроля производства или сохранения тайны (ст. 22² Трудового кодекса). Нельзя вести наблюдение за санитарными помещениями, раздевалками, столовыми и курилками (кроме исключений), а работников нужно проинформировать не позднее чем за 2 недели до запуска и обозначить территорию не позднее чем за день. Записи по общему правилу хранятся не дольше 3 месяцев.
Нужно ли мне согласие иностранца, чтобы хранить копию его вида на жительство?
Нет. Копию документа о пребывании вы храните на основании правовой обязанности (ст. 4 закона об условиях допустимости поручения работы иностранцам во взаимосвязи со ст. 6 п. 1 подп. c RODO), а не согласия. Вы, напротив, обязаны собрать этот документ до начала работы и хранить копию в течение периода трудоустройства и 2 лет с конца года, в котором работа прекратилась.
Может ли отсутствие согласия на обработку данных стоить кандидату работы?
Нет. Трудовой кодекс прямо устанавливает, что отсутствие согласия или его отзыв не может быть основанием для неблагоприятного отношения — не может обосновывать отказ в трудоустройстве, расторжение договора по инициативе стороны или его прекращение. Это касается добровольных данных, предоставление которых зависит от воли кандидата или работника.